Wat is een RI&E?

Een RI&E staat voor Risico-Inventarisatie en -Evaluatie. Met een RI&E onderzoekt een organisatie welke risico’s medewerkers lopen tijdens hun werkzaamheden en welke maatregelen nodig zijn om deze risico’s te verminderen.

Een RI&E bestaat uit twee belangrijke onderdelen. Eerst worden de risico’s geïnventariseerd: welke situaties kunnen leiden tot schade aan de veiligheid of gezondheid van medewerkers? Daarna worden deze risico’s geëvalueerd: hoe groot is het risico en welke aandacht verdient prioriteit?

De uitkomsten hiervan worden vastgelegd in het Plan van Aanpak. Hierin staat welke verbetermaatregelen worden genomen, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en binnen welke termijn acties moeten zijn afgerond.

Een RI&E is een belangrijk onderdeel van het arbobeleid. Wil je weten of jouw organisatie verplicht is om een RI&E te hebben? Lees dan wanneer een RI&E verplicht is.

Welke onderdelen bevat een complete RI&E?

Een complete RI&E bestaat uit verschillende onderdelen die samen zorgen voor inzicht én opvolging. Alleen een overzicht van risico’s is namelijk niet voldoende. Een organisatie moet ook kunnen aantonen welke maatregelen worden genomen en hoe deze maatregelen worden uitgevoerd.

De belangrijkste onderdelen van een RI&E zijn:

• de inventarisatie van arbeidsrisico’s;
• de beoordeling van deze risico’s;
• de prioritering van verbeterpunten;
• het Plan van Aanpak;
• de verantwoordelijkheden rondom maatregelen;
• de opvolging en evaluatie van acties;
• het actueel houden van de RI&E.

Deze onderdelen hangen sterk met elkaar samen. Een risico zonder maatregel blijft alleen een constatering. Een maatregel zonder verantwoordelijke blijft vaak liggen. En een actie zonder opvolging zorgt ervoor dat de RI&E snel veroudert.

Een goede RI&E helpt organisaties daarom niet alleen om risico’s te herkennen, maar vooral om structureel verbeteringen door te voeren.

Welke risico’s worden opgenomen in een RI&E?

Het eerste onderdeel van een RI&E is het inventariseren van risico’s. Hierbij kijkt een organisatie naar alle werkzaamheden, processen en omstandigheden die invloed kunnen hebben op de veiligheid en gezondheid van medewerkers.

Welke risico’s worden onderzocht, verschilt per organisatie. Een zorgorganisatie heeft bijvoorbeeld andere aandachtspunten dan een productiebedrijf of kantooromgeving.

Een RI&E kijkt onder andere naar veiligheidsrisico’s. Denk bijvoorbeeld aan werken met machines, brandveiligheid, gevaarlijke situaties op de werkvloer of het gebruik van arbeidsmiddelen.

Daarnaast worden gezondheidsrisico’s meegenomen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om fysieke belasting, langdurig beeldschermwerk, geluid, trillingen of blootstelling aan gevaarlijke stoffen.

Ook psychosociale arbeidsbelasting (PSA) hoort onderdeel te zijn van een RI&E. Hierbij gaat het om risico’s die invloed hebben op de mentale gezondheid van medewerkers, zoals werkdruk, stress, agressie, ongewenst gedrag en conflicten.

Een complete RI&E kijkt dus verder dan alleen zichtbare veiligheidsrisico’s. Ook factoren die op langere termijn invloed hebben op de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers horen hierin thuis.

Hoe worden risico’s beoordeeld binnen een RI&E?

Na het inventariseren van risico’s volgt de evaluatie. Hierbij wordt bepaald hoe groot een risico is en welke risico’s als eerste moeten worden aangepakt.

Niet ieder risico heeft namelijk dezelfde impact. Een situatie die weinig voorkomt maar grote gevolgen kan hebben, vraagt mogelijk meer aandacht dan een risico met beperkte gevolgen.

Bij de beoordeling wordt bijvoorbeeld gekeken naar de kans dat een incident ontstaat, de mogelijke ernst van de gevolgen en het aantal medewerkers dat aan het risico wordt blootgesteld.

Deze beoordeling helpt organisaties om prioriteiten te stellen. Niet alle verbeterpunten kunnen tegelijkertijd worden aangepakt. Door risico’s te beoordelen ontstaat inzicht in welke maatregelen het meeste effect hebben.

Een goede risico-evaluatie voorkomt dat organisaties alleen kleine verbeterpunten aanpakken, terwijl grotere risico’s blijven bestaan.

Waarom hoort een Plan van Aanpak bij een RI&E?

Het Plan van Aanpak is een essentieel onderdeel van de RI&E. Hierin wordt beschreven welke maatregelen nodig zijn om risico’s te verminderen en hoe deze maatregelen worden uitgevoerd.

De RI&E maakt duidelijk waar de risico’s zitten. Het Plan van Aanpak beschrijft vervolgens wat de organisatie eraan gaat doen.

Een goed Plan van Aanpak bevat bijvoorbeeld:

Een maatregel moet concreet genoeg zijn om op te volgen. Een omschrijving zoals “werkdruk verbeteren” geeft weinig richting. Een actie zoals “werkdrukonderzoek uitvoeren binnen afdeling X en verbetermaatregelen opstellen vóór 1 december” maakt duidelijk wat er moet gebeuren.

Juist de opvolging van deze maatregelen is in de praktijk vaak een uitdaging. Daarom is het belangrijk om RI&E acties goed op te volgen en inzicht te houden in openstaande acties, verantwoordelijkheden en deadlines.

Wie is verantwoordelijk voor de onderdelen van een RI&E?

De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor de RI&E en veilige arbeidsomstandigheden. Dat betekent niet dat één persoon alle onderdelen uitvoert.

Binnen organisaties zijn vaak meerdere rollen betrokken. De preventiemedewerker ondersteunt bijvoorbeeld bij het uitvoeren en onderhouden van de RI&E. HR houdt zich vaak bezig met onderwerpen zoals werkdruk, verzuim en inzetbaarheid. QHSE-professionals bewaken regelmatig het proces en de opvolging van maatregelen.

Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij de uitvoering, omdat zij dagelijks zien waar risico’s ontstaan en welke verbeteringen nodig zijn binnen hun teams.

Door verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen, wordt voorkomen dat maatregelen blijven liggen doordat niemand eigenaar is.

Meer informatie over rollen en verantwoordelijkheden vind je in wie verantwoordelijk is voor de RI&E.

Hoe zorg je dat een RI&E actueel blijft?

Een RI&E is geen document dat één keer wordt opgesteld en daarna jarenlang hetzelfde blijft. Organisaties veranderen voortdurend en daarmee veranderen ook arbeidsrisico’s.

Een RI&E moet daarom opnieuw worden bekeken wanneer bijvoorbeeld:

• werkzaamheden veranderen;
• nieuwe machines of technieken worden gebruikt;
• processen anders worden ingericht;
• medewerkers andere werkzaamheden uitvoeren;
• incidenten plaatsvinden.

Door regelmatig te controleren of de RI&E nog aansluit op de praktijk, blijft het document bruikbaar.

Veel organisaties bekijken de RI&E pas opnieuw wanneer er een controle plaatsvindt of wanneer er een incident is geweest. Een actieve aanpak helpt om risico’s eerder te signaleren en maatregelen tijdig bij te sturen.

Lees meer over hoe je een RI&E actueel houdt en welke momenten aanleiding geven om de RI&E opnieuw te beoordelen.

Welke documenten horen bij een RI&E dossier?

Een RI&E bestaat in de praktijk uit meerdere documenten en gegevens. Samen vormen deze het RI&E dossier.

Een compleet dossier bevat bijvoorbeeld de actuele RI&E, het Plan van Aanpak, eventuele toetsingsrapporten, uitgevoerde maatregelen en bewijsstukken.

Het doel van een RI&E dossier is om inzichtelijk te maken welke risico’s zijn vastgesteld en wat de organisatie hiermee heeft gedaan.

Een goed dossier laat zien:

• welke risico’s zijn geïdentificeerd;
• welke maatregelen zijn genomen;
• welke acties nog openstaan;
• wie verantwoordelijk is;
• hoe de voortgang wordt bewaakt.

Dit is niet alleen belangrijk voor interne sturing, maar ook wanneer een organisatie moet aantonen hoe zij omgaat met arbeidsomstandigheden.

Een overzichtelijk RI&E dossier helpt om risico’s, maatregelen en bewijsstukken centraal te beheren.

Wanneer moet een RI&E worden getoetst?

In bepaalde situaties moet een RI&E worden getoetst door een deskundige. De exacte verplichting hangt onder andere af van de grootte van de organisatie en de manier waarop de RI&E is opgesteld.

Bij een toetsing wordt gekeken naar de kwaliteit van de RI&E en het Plan van Aanpak. Hierbij wordt beoordeeld of risico’s volledig zijn geïnventariseerd en of de voorgestelde maatregelen passend zijn.

Een toetsing helpt organisaties om te controleren of de RI&E voldoende aansluit op de praktijk.

Meer informatie over dit onderwerp vind je in het artikel over wanneer een RI&E laten toetsen verplicht is.

Waarom kiezen organisaties voor een digitale RI&E?

Veel organisaties starten met een RI&E in Excel, Word of losse documenten. Dat werkt vaak prima zolang het proces eenvoudig blijft.

Wanneer organisaties groeien, wordt het echter lastiger om overzicht te houden. Acties staan verspreid, deadlines worden handmatig bijgehouden en rapportages kosten steeds meer tijd.

Een digitale RI&E helpt om risico’s, maatregelen en voortgang centraal te beheren.

Met een digitale oplossing kunnen organisaties bijvoorbeeld:

• risico’s vastleggen;
• maatregelen koppelen;
• actiehouders aanwijzen;
• deadlines bewaken;
• voortgang volgen;
• rapportages maken.

Het verschil zit vooral in de opvolging. Een digitaal document slaat informatie op, maar software helpt organisaties om daadwerkelijk te sturen op verbetering. Vergelijk de mogelijkheden van RI&E software en Excel.