Moet je een RI&E laten toetsen? Dit zijn de regels

Wanneer moet je een RI&E laten toetsen?

Je moet je RI&E in veel gevallen laten toetsen. De toetsing geldt niet alleen voor de risico-inventarisatie zelf, maar ook voor het bijbehorende Plan van Aanpak. De deskundige kijkt of de RI&E past bij de risico’s binnen je organisatie en of de maatregelen in het Plan van Aanpak voldoende concreet zijn.

Kort gezegd: als je organisatie niet onder een wettelijke uitzondering valt, moet je de RI&E laten toetsen.

De belangrijkste regel is:

• bedrijven met meer dan 25 medewerkers moeten de RI&E laten toetsen;
• bedrijven met 25 of minder medewerkers hoeven de RI&E niet te laten toetsen als zij gebruikmaken van een erkende branche-RI&E;
• organisaties met maximaal 40 uur betaald personeel per week hoeven de RI&E niet te laten toetsen;
• vrijwilligersorganisaties met uitsluitend vrijwilligers hoeven de RI&E niet te laten toetsen.

Let op: toetsingsvrijstelling betekent niet dat je geen RI&E hoeft te hebben. De RI&E zelf blijft verplicht zodra je medewerkers in dienst hebt.

Wat betekent het toetsen van een RI&E?

Het toetsen van een RI&E betekent dat een gecertificeerde kerndeskundige beoordeelt of de RI&E volledig, betrouwbaar en passend is voor jouw organisatie. De toetsing is dus meer dan een administratieve controle. Het gaat erom of de arbeidsrisico’s goed in beeld zijn en of het Plan van Aanpak voldoende richting geeft aan verbetering.

Bij een toetsing kijkt de deskundige onder andere naar:

• de volledigheid van de risico-inventarisatie;
• de betrouwbaarheid van de beoordeling;
• de aansluiting op de werkzaamheden en werksituatie;
• de kwaliteit van het Plan van Aanpak;
• de haalbaarheid van maatregelen;
• de prioritering van risico’s;
• de manier waarop de organisatie opvolging geeft aan verbeterpunten.

De kerndeskundige schrijft na de toetsing een advies aan de werkgever. Daarmee krijg je inzicht in wat al goed staat en welke onderdelen nog verbeterd moeten worden.

Wanneer is RI&E-toetsing verplicht?

Of je de RI&E moet laten toetsen, hangt vooral af van de grootte van je organisatie, het aantal betaalde uren en het gebruik van een erkend branche-instrument.

De Nederlandse Arbeidsinspectie geeft aan dat toetsing niet verplicht is bij een bedrijf met 25 of minder medewerkers dat gebruikmaakt van een erkende branche-RI&E, een vrijwilligersorganisatie met uitsluitend vrijwilligers of een organisatie met maximaal 40 uur betaald personeel per week. In alle andere gevallen is toetsing verplicht.

Wie mag een RI&E toetsen?

Een RI&E mag worden getoetst door een gecertificeerde arbokerndeskundige of gecertificeerde arbodienst. Denk bijvoorbeeld aan deskundigen op het gebied van arbeidshygiëne, veiligheidskunde, arbeids- en organisatiedeskundigheid of bedrijfsgezondheid.

De werkgever kan hulp inschakelen bij het opstellen van de RI&E, maar het is ook mogelijk om de RI&E zelf op te stellen. Bij organisaties met meer dan 25 medewerkers moet de RI&E daarna wel worden getoetst door een gecertificeerde deskundige.

Voor werkgevers is het belangrijk om niet alleen te kijken naar “wie mag toetsen?”, maar vooral naar de kwaliteit van de RI&E vóórdat deze wordt aangeboden. Een onvolledige of verouderde RI&E leidt sneller tot opmerkingen, aanvullingen of herstelwerk.

Wat wordt er gecontroleerd bij een RI&E-toetsing?

Tijdens een RI&E-toetsing wordt gekeken of de RI&E een betrouwbaar beeld geeft van de arbeidsrisico’s binnen de organisatie. De deskundige beoordeelt dus niet alleen of er een document is, maar ook of de inhoud klopt en bruikbaar is.

Veelvoorkomende controlepunten zijn:

1. Zijn alle relevante risico’s geïnventariseerd?

De RI&E moet aansluiten op de werkelijke situatie binnen je organisatie. Denk aan risico’s op kantoor, in de werkplaats, op locatie, onderweg of bij klanten. Ook minder zichtbare risico’s, zoals werkdruk, psychosociale arbeidsbelasting en langdurig beeldschermwerk, horen in beeld te zijn.

2. Zijn de risico’s goed beoordeeld?

Niet ieder risico is even urgent. Een goede RI&E laat zien welke risico’s prioriteit hebben en waarom. De beoordeling helpt om keuzes te maken in het Plan van Aanpak.

3. Is het Plan van Aanpak concreet genoeg?

Het Plan van Aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E. Hierin staat welke maatregelen worden genomen, wie verantwoordelijk is en wanneer de maatregelen uitgevoerd moeten zijn.

Een vaag Plan van Aanpak is een veelvoorkomend probleem. Denk aan maatregelen als “meer aandacht voor veiligheid” of “werkdruk verminderen”, zonder duidelijke actiehouder, deadline of opvolging.

4. Sluit de RI&E aan op de actuele situatie?

Een RI&E die jaren geleden is opgesteld, is niet automatisch nog actueel. Veranderingen in personeel, processen, machines, locaties of werkzaamheden kunnen nieuwe risico’s opleveren. Daarom moet de RI&E blijven aansluiten op de praktijk.

5. Worden maatregelen opgevolgd?

Een RI&E is pas waardevol als verbetermaatregelen ook daadwerkelijk worden opgepakt. De toetsing kijkt daarom niet alleen naar risico’s, maar ook naar de uitvoerbaarheid en opvolging van het Plan van Aanpak.

Is je RI&E klaar voor toetsing?

Veel organisaties denken dat hun RI&E klaar is zodra de risico’s zijn ingevuld. In de praktijk zit de grootste uitdaging vaak in de volledigheid, actualiteit en opvolging.

Je RI&E is beter voorbereid op toetsing als:

• alle relevante afdelingen, functies en locaties zijn meegenomen;
• risico’s concreet zijn beschreven;
• risico’s zijn beoordeeld en geprioriteerd;
• er een duidelijk Plan van Aanpak is;
• maatregelen een verantwoordelijke hebben;
• maatregelen een deadline hebben;
• de status van acties wordt bijgehouden;
• wijzigingen in de organisatie zijn verwerkt;
• de RI&E beschikbaar en aantoonbaar is.

Twijfel je over één of meerdere punten? Dan is het verstandig om je RI&E eerst intern te controleren voordat je deze laat toetsen.

Controleer snel of jouw RI&E toetsbaar is

Met de gratis RI&E Quickscan krijg je snel inzicht in de status van jouw RI&E. Je ziet of je RI&E compleet, actueel en goed opgevolgd is, en waar mogelijke verbeterpunten zitten.

RI&E-toetsing en het Plan van Aanpak

De toetsing van een RI&E draait niet alleen om het inventariseren van risico’s. Het Plan van Aanpak is minstens zo belangrijk. Hierin maak je concreet wat je met de gevonden risico’s gaat doen.

Een goed Plan van Aanpak geeft antwoord op vragen zoals:

• Welke risico’s pakken we als eerste aan?
• Welke maatregel hoort bij welk risico?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering?
• Wat is de deadline?
• Wat is de status van de maatregel?
• Hoe bewaken we de voortgang?
• Wanneer evalueren we of de maatregel werkt?

Dit is precies waar veel organisaties vastlopen. De RI&E is ooit opgesteld, maar maatregelen worden niet structureel opgevolgd. Daardoor ontstaat er een gat tussen beleid en praktijk.

Met RI&E software zoals PRIO kun je het Plan van Aanpak centraal beheren. Je houdt risico’s, maatregelen, actiehouders, deadlines en voortgang overzichtelijk bij elkaar. Zo wordt de RI&E geen statisch document, maar een actief proces.

Veelgemaakte fouten bij RI&E-toetsing

Een RI&E laten toetsen gaat soepeler als de basis goed staat. Toch komen dezelfde fouten vaak terug.

1. De RI&E is verouderd

De organisatie is veranderd, maar de RI&E is niet bijgewerkt. Nieuwe processen, locaties, machines of werkzaamheden zijn dan niet meegenomen.

2. Het Plan van Aanpak is te vaag

Er staan wel maatregelen in, maar zonder duidelijke verantwoordelijke, deadline of status. Daardoor is niet aantoonbaar wat er gebeurt met de risico’s.

3. Niet alle risico’s zijn meegenomen

Sommige organisaties richten zich vooral op zichtbare veiligheidsrisico’s, maar vergeten bijvoorbeeld werkdruk, ongewenst gedrag, beeldschermwerk of locatiegebonden risico’s.

4. Risico’s zijn niet geprioriteerd

Een RI&E zonder prioritering maakt het lastig om te bepalen welke maatregelen eerst opgepakt moeten worden.

5. Meerdere locaties zijn onvoldoende uitgewerkt

Bij organisaties met meerdere vestigingen verschillen de risico’s vaak per locatie. Een algemene RI&E is dan niet altijd voldoende.

6. Acties worden niet opgevolgd

Maatregelen staan wel op papier, maar niemand weet precies wie verantwoordelijk is of wat de voortgang is. Dat maakt het lastig om de RI&E aantoonbaar te beheren.

7. De RI&E staat los van de praktijk

Een RI&E moet aansluiten op hoe er echt gewerkt wordt. Als medewerkers, leidinggevenden of preventiemedewerkers onvoldoende betrokken zijn, mis je vaak belangrijke risico’s.

Hoe helpt PRIO bij een toetsbare RI&E?

PRIO helpt organisaties om hun RI&E overzichtelijk, actueel en praktisch uitvoerbaar te maken. Niet alleen door risico’s vast te leggen, maar vooral door de opvolging goed te organiseren.

Met PRIO kun je:

• risico’s centraal vastleggen;
• maatregelen koppelen aan risico’s;
• verantwoordelijken aanwijzen;
• deadlines instellen;
• voortgang bewaken;
• acties per locatie of afdeling beheren;
• het Plan van Aanpak overzichtelijk houden;
• sneller inzicht krijgen in openstaande verbeterpunten.

Dat maakt het eenvoudiger om grip te houden op je RI&E-proces. Zeker wanneer je organisatie groeit, meerdere locaties heeft of met verschillende verantwoordelijken werkt.