Waarom is het opvolgen van RI&E-acties zo belangrijk?

Een RI&E brengt arbeidsrisico’s in kaart, maar risico’s verdwijnen niet doordat ze alleen worden geregistreerd. Daarvoor zijn concrete maatregelen nodig. Het Plan van Aanpak is daarom een verplicht onderdeel van de RI&E. Hierin staat welke maatregelen nodig zijn, wanneer ze worden uitgevoerd en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Het opvolgen van RI&E-acties is belangrijk omdat je daarmee:

• risico’s daadwerkelijk verkleint;
• maatregelen uit het Plan van Aanpak uitvoerbaar maakt;
• actiehouders en deadlines duidelijk vastlegt;
• voortgang zichtbaar maakt voor directie, HR, QHSE en preventiemedewerker;
• voorkomt dat acties blijven liggen;
• beter kunt aantonen wat er met risico’s is gedaan;
• de RI&E actueel houdt.

Wanneer acties niet worden opgevolgd, blijft de RI&E vooral een document. Door maatregelen actief te beheren, wordt de RI&E een praktisch verbeterproces.

Lees ook hoe je je RI&E actueel houdt.

Wat zijn RI&E-acties?

RI&E-acties zijn de concrete stappen die voortkomen uit risico’s en maatregelen in het Plan van Aanpak. Een risico beschrijft wat er mis kan gaan. Een maatregel beschrijft wat je doet om dat risico te beperken. De actie maakt duidelijk wat er praktisch moet gebeuren.

Voorbeelden van RI&E-acties zijn:

• training fysieke belasting plannen;
• een agressieprotocol actualiseren;
• gevaarlijke stoffenregister bijwerken;
• werkdrukonderzoek uitvoeren;
• nooduitgangen vrijmaken;
• machine-instructies vernieuwen;
• werkplekinspectie uitvoeren;
• persoonlijke beschermingsmiddelen controleren;
• BHV-instructies actualiseren;
• medewerkers opnieuw instrueren;
• achterstallig onderhoud oppakken;
• actiepunten uit een incidentonderzoek uitvoeren.

Een goede RI&E-actie is concreet. “Werkdruk verminderen” is bijvoorbeeld te algemeen. “Roosterknelpunten per team analyseren en verbeteracties vastleggen vóór 1 oktober” is veel beter opvolgbaar.

Wat moet je per RI&E-actie vastleggen?

Om RI&E-acties goed op te volgen, moet iedere actie voldoende concreet zijn. Anders blijft onduidelijk wat er moet gebeuren, wie aan zet is en wanneer de actie klaar moet zijn.

Leg per actie minimaal vast:

• het risico;
• de maatregel;
• de actiehouder;
• de eindverantwoordelijke;
• de deadline;
• de prioriteit;
• de status;
• een korte toelichting;
• eventuele documenten of bewijsstukken;
• een evaluatiemoment.

Vooral actiehouder, deadline en status zijn belangrijk. Zonder actiehouder is niemand concreet verantwoordelijk. Zonder deadline is voortgang moeilijk te bewaken. Zonder status weet je niet of de maatregel nog openstaat, in uitvoering is of al is afgerond.

Een praktisch format kan er zo uitzien:

Hoe concreter je dit vastlegt, hoe kleiner de kans dat maatregelen blijven hangen in algemene intenties.

Veelvoorkomende problemen bij RI&E-opvolging

Veel organisaties hebben wel een RI&E en Plan van Aanpak, maar lopen vast op de uitvoering. Dat komt meestal niet doordat maatregelen onbelangrijk zijn, maar doordat overzicht en eigenaarschap ontbreken.

Veelvoorkomende problemen zijn:

1. Acties staan verspreid in verschillende bestanden

Acties staan bijvoorbeeld in Excel, e-mail, notulen, losse rapportages en persoonlijke actielijsten. Daardoor is er geen centraal overzicht.

2. Actiehouders zijn niet duidelijk

Als een actie is toegewezen aan “HR”, “facilitair” of “het team”, is vaak niet duidelijk wie de actie echt oppakt. Benoem daarom een functie, rol of persoon.

3. Deadlines worden niet bewaakt

Zonder actieve deadlinebewaking verlopen acties ongemerkt. Zeker bij veel maatregelen of meerdere locaties wordt dit snel onoverzichtelijk.

4. Maatregelen zijn te vaag geformuleerd

Maatregelen zoals “meer aandacht voor veiligheid” of “werkdruk bespreken” zijn lastig op te volgen. Maak concreet wat er gebeurt, wanneer en door wie.

5. Niemand rapporteert voortgang

Als voortgang niet periodiek wordt besproken of gerapporteerd, verdwijnen acties naar de achtergrond.

6. Afgeronde acties worden niet vastgelegd

Ook afgeronde maatregelen moeten worden geregistreerd. Zo blijft zichtbaar wat er is gedaan en wat eventueel nog geëvalueerd moet worden.

7. Directie mist overzicht

Directie of management moet kunnen zien welke risico’s prioriteit hebben, welke acties achterlopen en waar besluitvorming of budget nodig is.

8. Locaties werken op verschillende manieren

Bij organisaties met meerdere locaties kan iedere locatie eigen lijsten, formats of werkwijzen gebruiken. Dat maakt centrale sturing lastig.

9. Het Plan van Aanpak raakt verouderd

Wanneer acties niet worden bijgewerkt, sluit het Plan van Aanpak niet meer aan op de werkelijkheid. Lees daarom ook hoe je je RI&E actueel houdt.

Van risico naar actie: voorbeeld uit de praktijk

Een goede RI&E-actie begint bij een concreet risico. Daarna bepaal je welke maatregel nodig is, wie de actie oppakt en wanneer deze klaar moet zijn.

Deze opbouw maakt direct duidelijk wat er moet gebeuren. Bovendien kun je makkelijker rapporteren welke acties openstaan, welke deadlines verlopen en welke maatregelen afgerond zijn.

Wie is verantwoordelijk voor RI&E-acties?

De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor de RI&E en het Plan van Aanpak. De uitvoering van maatregelen kan wel bij verschillende actiehouders liggen. De Nederlandse Arbeidsinspectie benoemt dat bij een RI&E een Plan van Aanpak hoort waarin staat welke maatregelen de werkgever neemt om geïnventariseerde risico’s aan te pakken.

In de praktijk kunnen verschillende rollen betrokken zijn:

Lees ook wie verantwoordelijk is voor de RI&E.

Hoe bewaak je deadlines en voortgang?

Deadlines en voortgang bewaken vraagt om een vaste werkwijze. Alleen een actie in een document zetten is meestal niet genoeg. Je moet periodiek controleren wat de status is en of bijsturing nodig is.

Praktische manieren om voortgang te bewaken zijn:

• vaste evaluatiemomenten inplannen;
• acties bespreken in arbo-overleg of managementoverleg;
• openstaande acties per actiehouder controleren;
• verlopen deadlines zichtbaar maken;
• statusupdates gebruiken;
• prioriteiten opnieuw beoordelen;
• escaleren wanneer acties blijven liggen;
• rapporteren aan directie, HR of QHSE;
• afgeronde acties vastleggen;
• maatregelen evalueren op effect.

Een RI&E dashboard helpt om openstaande acties, deadlines, verlopen acties en voortgang zichtbaar te maken. Wil je voortgang richting directie of management presenteren? Lees dan ook hoe je een RI&E rapportage maakt.

RI&E-acties opvolgen in Excel of software?

Veel organisaties starten met Excel. Dat kan prima werken wanneer je weinig risico’s, acties en actiehouders hebt. Maar naarmate de organisatie groeit, wordt Excel vaak kwetsbaar.

Excel wordt vooral lastig wanneer:

• er meerdere actiehouders zijn;
• meerdere locaties betrokken zijn;
• deadlines actief bewaakt moeten worden;
• verschillende mensen tegelijk in het bestand werken;
• versies door elkaar lopen;
• rapportages handmatig gemaakt moeten worden;
• acties gekoppeld moeten worden aan risico’s, documenten of bewijs;
• directie snel inzicht wil in voortgang.

Het grootste risico is dat Excel vooral een lijst blijft. Je ziet misschien welke acties openstaan, maar het is moeilijker om automatisch te sturen op deadlines, verantwoordelijkheden, status en rapportage.

Lees ook wanneer RI&E software of Excel de beste keuze is.

Checklist: zijn jouw RI&E-acties goed opvolgbaar?

Gebruik deze checklist om te beoordelen of de acties uit jouw Plan van Aanpak goed beheerd worden.

• Is iedere actie gekoppeld aan een concreet risico?
• Is duidelijk welke maatregel nodig is?
• Heeft iedere actie een actiehouder?
• Is er een eindverantwoordelijke benoemd?
• Heeft iedere actie een deadline?
• Is de prioriteit vastgelegd?
• Is de status actueel?
• Zijn verlopen deadlines zichtbaar?
• Wordt voortgang periodiek besproken?
• Is duidelijk welke acties urgent zijn?
• Worden afgeronde acties geregistreerd?
• Worden maatregelen geëvalueerd?
• Is het Plan van Aanpak actueel?
• Kan directie of management snel rapportage krijgen?
• Staat alle informatie op één centrale plek?

Kun je meerdere vragen niet met “ja” beantwoorden? Dan is de opvolging van RI&E-acties waarschijnlijk kwetsbaar.