Waarom één algemene inventarisatie onvoldoende inzicht geeft

‘Fysieke belasting’ of ‘werkdruk’ benoemen is een begin. Maar daarmee weet je nog niet waar het knelpunt zit en wat er moet veranderen.

Bij fysieke belasting wil je bijvoorbeeld weten welke handelingen medewerkers uitvoeren, hoe vaak dat gebeurt en welke hulpmiddelen zij kunnen gebruiken. Bij werkdruk onderzoek je wanneer de belasting ontstaat en welke omstandigheden daaraan bijdragen.

De Arbocatalogus VVT behandelt onder meer fysieke belasting, werkdruk, ongewenst gedrag, infectierisico’s, gevaarlijke stoffen en bedrijfshulpverlening. Welke aandachtspunten relevant zijn, hangt af van de praktijk binnen jouw verpleeghuis.

Maak daarom onderscheid tussen:

• Afdelingen: waar vinden werkzaamheden plaats?

• Functies: wie doet welk werk?

• Diensten: onder welke omstandigheden gebeurt dat?

Je kunt deze verschillen binnen één samenhangende RI&E vastleggen. Het belangrijkste is dat bevindingen en maatregelen herleidbaar zijn naar de betreffende werksituatie.

Lees voor het bredere overzicht ook welke arbeidsrisico’s je opneemt in een RI&E voor de zorg.

Welke afdelingen en werkzaamheden neem je mee?

Begin met een overzicht van alle organisatieonderdelen. Neem naast de directe zorg ook ondersteunende werkzaamheden mee.

Onderstaande tabel helpt om gesprekken en rondgangen voor te bereiden. De vragen zijn voorbeelden, geen volledige checklist.

Sommige onderwerpen gelden voor de hele organisatie. Andere vragen om een oplossing op één afdeling. Leg dat onderscheid vast, zodat duidelijk is wie een maatregel moet oppakken.

Kijk per functie naar het werk dat mensen echt doen

Een functienaam vertelt niet alles over de dagelijkse werkzaamheden. Twee verzorgenden kunnen verschillende taken hebben of op afdelingen met andere omstandigheden werken.

Vraag medewerkers daarom naar concrete situaties:

• Welke handelingen kosten veel lichamelijke inspanning?

• Wanneer lukt het niet om volgens de werkafspraken te werken?

• Welke hulpmiddelen of ondersteuning ontbreken?

• Welke situaties geven spanning of onzekerheid?

• Wat verandert wanneer je op een andere afdeling werkt?

Combineer gesprekken met observaties. Een hulpmiddel kan aanwezig zijn, terwijl medewerkers het door beperkte ruimte of een onhandige opstelplaats moeilijk kunnen gebruiken.

Neem ook de werkzaamheden en instructiebehoefte van stagiairs, tijdelijke krachten en nieuwe medewerkers mee. Controleer daarnaast of omstandigheden extra aandacht vragen, bijvoorbeeld bij zwangerschap.

Voor meer verdieping lees je hoe je fysieke belasting opneemt in de zorg-RI&E.

Onderzoek ook wat er ’s avonds en ’s nachts verandert

Een rondgang overdag geeft geen volledig beeld van het werk in andere diensten. De bereikbaarheid van ondersteuning, de bezetting en de werkzaamheden kunnen verschillen.

Toets of afspraken in iedere dienst uitvoerbaar zijn. ‘Vraag een collega om hulp’ vraagt bijvoorbeeld om duidelijkheid over wie beschikbaar is en hoe die persoon wordt bereikt.

Betrek daarom medewerkers uit verschillende diensten. Bespreek bij werkdruk niet alleen de hoeveelheid werk, maar ook onderbrekingen, taakverdeling en beschikbare ondersteuning.

Lees ook werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting in de zorg-RI&E.

Van signalen naar een onderbouwde beoordeling

Gesprekken en rondgangen leveren signalen op. Vul die aan met beschikbare informatie, zoals incidentmeldingen, onderhoudsgegevens en eerdere RI&E-bevindingen.

Leg per bevinding vast:

1. Welke situatie doet zich voor?

2. Welke medewerkers worden eraan blootgesteld?

3. Waar en wanneer gebeurt dat?

4. Welke maatregelen zijn al aanwezig?

5. Werken die maatregelen in de praktijk?

Beoordeel vervolgens het risico volgens de gekozen methodiek. Bepaal of aanvullende informatie of deskundig onderzoek nodig is. Verdiepend onderzoek naar specifieke arbeidsrisico’s kan onderdeel zijn van de RI&E.

Voorkom dat een algemene beoordeling verschillen tussen afdelingen verbergt. Hetzelfde soort werk kan op de ene plek onder andere omstandigheden worden uitgevoerd dan op de andere.

Maak maatregelen concreet en wijs een actiehouder aan

Een bevinding krijgt pas een bruikbare vervolgstap als duidelijk is wat er moet gebeuren. ‘Meer aandacht voor veilig werken’ geeft onvoldoende richting.

Onderstaand fictief voorbeeld laat zien hoe je afspraken kunt uitwerken. De passende maatregel en prioriteit bepaal je op basis van de werkelijke situatie.

Voeg aan iedere actie een concrete deadline, prioriteit en status toe. Leg ook vast wie de voortgang bewaakt en wie beslist wanneer budget of extra capaciteit nodig is.

Voorkom dat acties tussen afdelingen blijven hangen

De werkgever blijft verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden. Het Plan van Aanpak is onderdeel van de RI&E. De uitvoering van maatregelen kun je binnen de organisatie verdelen.

Maak daarbij drie rollen duidelijk:

• De actiehouder voert de afgesproken maatregel uit.

• De coördinator bewaakt de voortgang en bespreekt vertraging.

• De beslisser maakt keuzes wanneer middelen of aanvullende afspraken nodig zijn.

Bij een knelpunt rond een hulpmiddel kan de teamleider bijvoorbeeld signaleren, facilitair de aanpassing uitvoeren en het management budget beschikbaar stellen.

Benoem één actiehouder die de uitvoering coördineert wanneer meerdere mensen betrokken zijn. Spreek ook af wanneer een vastgelopen actie wordt besproken en met wie.

Lees meer over RI&E-acties opvolgen.

Houd de voortgang zichtbaar in het dagelijkse werk

Gebruik het Plan van Aanpak in bestaande overlegmomenten. Bespreek welke acties lopen, waar ondersteuning nodig is en welke besluiten nog ontbreken.

Stel bij de evaluatie twee vragen:

• Is de afgesproken maatregel uitgevoerd?

• Is het oorspronkelijke knelpunt voldoende verminderd?

Een afgeronde taak betekent niet automatisch dat de maatregel in de praktijk werkt. Vraag medewerkers daarom naar hun ervaringen na de verandering.

Werk de RI&E bij wanneer veranderingen in werkzaamheden of omstandigheden daar aanleiding toe geven. De RI&E moet actueel blijven; het Plan van Aanpak moet worden uitgevoerd en regelmatig beoordeeld.

Organiseer de opvolging met PRIO

Bij maatregelen die over meerdere afdelingen of locaties zijn verdeeld, helpt een gedeeld overzicht om verantwoordelijkheden en voortgang zichtbaar te houden.

Met PRIO beheer je risico’s, maatregelen, actiehouders en deadlines in één omgeving. Gebruikers krijgen toegang volgens hun rol. Centraal houd je zicht op openstaande acties en de voortgang per locatie.

Zo kan een teamleider de eigen acties volgen en kan de arbocoördinator zien waar afstemming of ondersteuning nodig is.

Ontdek RI&E software voor de zorg.