Waarom is een goede implementatie van RI&E software belangrijk?

Een RI&E brengt arbeidsrisico’s binnen de organisatie in kaart. Daarna maakt de werkgever een Plan van Aanpak om deze risico’s te beheersen. In dat Plan van Aanpak staat welke maatregelen worden genomen, binnen welke termijn en wie daarvoor verantwoordelijk is. Het Plan van Aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E.

In de praktijk wordt het opvolgen van maatregelen vaak lastig wanneer informatie verspreid staat over Excel-bestanden, e-mails, notulen en losse rapportages. RI&E software helpt om risico’s, maatregelen, actiehouders, deadlines en voortgang centraal te beheren.

RI&E software is vooral interessant wanneer je:

• meerdere actiehouders hebt;
• werkt met meerdere afdelingen of locaties;
• deadlines beter wilt bewaken;
• het Plan van Aanpak actueel wilt houden;
• rapportages sneller wilt maken;
• directie, HR of QHSE beter inzicht wilt geven;
• minder afhankelijk wilt zijn van losse Excel-bestanden;
• aantoonbaar wilt maken welke maatregelen zijn opgevolgd.

Twijfel je nog tussen losse bestanden en software? Lees dan ook RI&E software of Excel.

Welk probleem moet RI&E software oplossen?

Een implementatie begint met een duidelijke aanleiding. Wil je vooral minder handmatig werk? Meer grip op deadlines? Betere rapportage? Eén centrale plek voor het Plan van Aanpak? Of overzicht per locatie?

Veelvoorkomende redenen om RI&E software te implementeren zijn:

• acties blijven liggen;
• deadlines worden gemist;
• versiebeheer in Excel wordt onduidelijk;
• directie mist overzicht;
• rapportages kosten veel tijd;
• maatregelen zijn niet gekoppeld aan risico’s;
• locaties werken op verschillende manieren;
• het RI&E dossier is versnipperd;
• toetsing of inspectie voorbereiden kost te veel zoekwerk;
• niemand heeft realtime inzicht in voortgang.

Maak vooraf concreet welk probleem de software moet oplossen. Dan kun je de inrichting daarop afstemmen.

Lees ook hoe je RI&E acties opvolgt.

Hoe ziet je huidige RI&E-proces eruit?

Voordat je software inricht, moet je weten hoe het huidige proces loopt. Anders digitaliseer je vooral bestaande onduidelijkheid.

Breng daarom in kaart:

• waar de actuele RI&E staat;
• waar het Plan van Aanpak wordt beheerd;
• wie maatregelen opvolgt;
• hoe deadlines worden bewaakt;
• hoe acties worden gerapporteerd;
• welke documenten of bewijsstukken er zijn;
• welke locaties, teams of afdelingen betrokken zijn;
• wie eigenaar is van het RI&E-proces;
• welke knelpunten er nu zijn.

Dit maakt duidelijk wat je moet overzetten, opschonen of verbeteren.

Let vooral op verouderde acties, dubbele actielijsten en maatregelen zonder eigenaar. Die wil je niet zomaar meenemen naar een nieuw systeem. Gebruik de implementatie dus ook als moment om je RI&E-proces op te schonen.

Wie gaat er met de RI&E software werken?

RI&E software wordt pas waardevol als de juiste mensen ermee werken. Bepaal daarom vooraf welke rollen toegang nodig hebben en wat zij in het systeem moeten kunnen doen.

Denk aan:

De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor de RI&E, maar de uitvoering van maatregelen ligt vaak bij meerdere rollen. Lees ook wie verantwoordelijk is voor de RI&E.

Hoe richt je RI&E software logisch in?

Een goede structuur bepaalt of gebruikers de software begrijpen en blijven gebruiken. Maak het systeem daarom herkenbaar voor de organisatie.

Je kunt de structuur bijvoorbeeld opbouwen rond:

• locaties;
• afdelingen;
• teams;
• functies;
• risicothema’s;
• actiehouders;
• prioriteiten;
• status;
• deadlines.

Voor organisaties met meerdere locaties is het belangrijk dat je zowel centraal als lokaal overzicht hebt. Directie of QHSE wil totaaloverzicht, terwijl locatieverantwoordelijken vooral hun eigen acties moeten kunnen zien.

Een praktische structuur kan zijn:

Zorg dat de structuur niet te complex wordt. Hoe simpeler de inrichting, hoe groter de kans dat mensen ermee blijven werken.

Welke risico’s, maatregelen en acties zet je over?

Bij de overstap naar RI&E software moet je bestaande informatie zorgvuldig overzetten. Dit is het moment om oude lijsten op te schonen en te controleren of alles nog klopt.

Controleer per risico en maatregel:

• is het risico nog actueel?
• staat de juiste locatie of afdeling erbij?
• is de maatregel concreet genoeg?
• is er een actiehouder?
• is er een eindverantwoordelijke?
• klopt de deadline?
• is de status actueel?
• zijn afgeronde acties goed vastgelegd?
• zijn bewijsstukken beschikbaar?
• moet de maatregel worden geëvalueerd?

Zet vooral geen vervuilde actielijst één-op-één over. Dan neem je oude onduidelijkheid mee naar de nieuwe software.

Een goed overgezette actie bevat minimaal:

Hoe leg je actiehouders en deadlines goed vast?

Software helpt alleen als de afspraken duidelijk zijn. Iedere maatregel moet een eigenaar hebben en iedere actie moet een deadline krijgen.

Maak afspraken over:

• wie acties mag aanmaken;
• wie actiehouder kan zijn;
• wie deadlines bepaalt;
• wanneer statusupdates worden verwacht;
• hoe verlopen acties worden opgevolgd;
• wie rapporteert aan directie of management;
• wanneer acties worden geëvalueerd;
• wie verantwoordelijk is voor actualisatie.

Zonder deze afspraken wordt software alsnog een digitale actielijst zonder sturing.

Koppel acties daarom altijd aan een duidelijke eigenaar. Dat voorkomt dat maatregelen blijven liggen bij “HR”, “facilitair” of “het team” zonder concrete opvolging.

Welke dashboards en rapportages heb je nodig?

Een belangrijk voordeel van RI&E software is dat je sneller inzicht krijgt in voortgang. Richt daarom vanaf het begin een dashboard en rapportagestructuur in.

Denk aan inzichten zoals:

• aantal openstaande acties;
• verlopen deadlines;
• acties per actiehouder;
• risico’s met hoge prioriteit;
• voortgang per locatie;
• voortgang per afdeling;
• status van het Plan van Aanpak;
• afgeronde maatregelen;
• acties die besluitvorming vragen.

Een RI&E dashboard helpt om snel te zien waar bijsturing nodig is. Voor directie, HR of QHSE is daarnaast een duidelijke RI&E rapportage belangrijk.

Maak vooraf duidelijk wie welke rapportage nodig heeft. Directie wil vaak overzicht en prioriteiten. QHSE wil details en voortgang. Leidinggevenden willen vooral hun eigen acties zien.

Hoe zorg je dat gebruikers de software goed gebruiken?

Een implementatie valt of staat met gebruik. Als mensen niet weten wat zij moeten doen, wordt de software niet goed bijgehouden.

Train gebruikers daarom op basis van hun rol.

Houd de training praktisch. Laat gebruikers werken met echte voorbeelden uit de organisatie. Dan zien ze direct hoe de software hun werk ondersteunt.

Goede adoptie vraagt ook om duidelijke verwachtingen. Gebruikers moeten weten:

• welke acties zij moeten bijwerken;
• hoe vaak zij de status controleren;
• waar zij toelichting of bewijsstukken toevoegen;
• wanneer zij verlopen deadlines moeten melden;
• bij wie zij terechtkunnen met vragen;
• hoe de voortgang wordt besproken.

Welke vaste werkwijze spreek je af na implementatie?

Na de inrichting moet duidelijk zijn hoe de software onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk. Anders wordt het systeem na de start enthousiast gevuld, maar later niet bijgehouden.

Spreek bijvoorbeeld af:

• acties worden maandelijks bijgewerkt;
• verlopen deadlines worden besproken in arbo-overleg;
• QHSE controleert per kwartaal de voortgang;
• directie ontvangt periodiek een rapportage;
• nieuwe risico’s worden direct geregistreerd;
• afgeronde acties worden voorzien van toelichting of bewijs;
• de RI&E wordt minimaal jaarlijks gecontroleerd op actualiteit.

Lees ook hoe je je RI&E actueel houdt.

Wanneer evalueer je de inrichting van RI&E software?

Na de eerste periode is het verstandig om te evalueren. Werkt de structuur goed? Begrijpen gebruikers wat ze moeten doen? Zijn rapportages bruikbaar? Worden acties sneller opgevolgd?

Evalueer bijvoorbeeld na drie maanden:

• worden acties bijgewerkt?
• zijn actiehouders duidelijk?
• worden deadlines gehaald?
• zijn rapportages bruikbaar?
• mist er informatie?
• is de structuur logisch?
• zijn er te veel of te weinig statussen?
• moeten gebruikers extra instructie krijgen?
• zijn locaties of teams goed ingericht?

Gebruik de evaluatie om de software eenvoudiger en beter toepasbaar te maken. De beste inrichting is niet de meest uitgebreide inrichting, maar de inrichting die daadwerkelijk wordt gebruikt.

Veelgemaakte fouten bij RI&E software implementeren

Bij de implementatie van RI&E software gaat het vaak mis wanneer de focus te veel op de tool ligt en te weinig op proces, rollen en opvolging.

Veelgemaakte fouten zijn:

1. Geen duidelijk doel bepalen

Zonder duidelijk doel weet je niet of de implementatie geslaagd is. Bepaal vooraf of je vooral actieopvolging, rapportage, actualisatie of centrale dossieropbouw wilt verbeteren.

2. Oude rommel één-op-één overzetten

Verouderde acties, dubbele maatregelen en ontbrekende actiehouders moet je eerst opschonen. Anders wordt de nieuwe software gevuld met oude onduidelijkheid.

3. Te veel complexiteit aanbrengen

Te veel statussen, velden of categorieën maken het systeem moeilijker in gebruik. Start praktisch en breid later uit waar nodig.

4. Rollen niet duidelijk maken

Gebruikers moeten weten wat zij mogen en moeten doen. Anders blijft het systeem afhankelijk van één beheerder.

5. Geen rapportage inrichten

Zonder rapportage blijft de software vooral een registratiesysteem. Dashboards en rapportages maken de voortgang zichtbaar.

6. Geen vaste werkwijze afspreken

Als niemand weet wanneer acties bijgewerkt moeten worden, raakt het systeem snel verouderd.

7. Gebruikers niet trainen

Een korte uitleg is meestal niet genoeg. Train gebruikers op hun eigen rol en met herkenbare voorbeelden.

8. Geen evaluatiemoment plannen

Een implementatie is niet klaar na de livegang. Evalueer of de inrichting werkt en verbeter waar nodig.