Waar hangen de kosten van RI&E software vanaf?

Er is niet één vaste prijs die voor iedere organisatie geldt. De kosten van RI&E software worden meestal bepaald door de manier waarop je de software gebruikt en hoeveel complexiteit er in je RI&E-proces zit.

Belangrijke factoren zijn:

• het aantal medewerkers;
• het aantal gebruikers;
• het aantal locaties;
• het aantal afdelingen of teams;
• de gewenste functionaliteiten;
• de mate van ondersteuning;
• implementatie en inrichting;
• rapportage- en dashboardwensen;
• koppelingen of maatwerk;
• beheer en doorontwikkeling.

Een organisatie met één locatie, één preventiemedewerker en een beperkt aantal acties heeft andere behoeften dan een organisatie met meerdere vestigingen, veel actiehouders en rapportage richting directie, HR of QHSE.

Twijfel je nog of software nodig is? Lees dan eerst RI&E software of Excel.

Welke prijsmodellen bestaan er voor RI&E software?

RI&E software wordt vaak aangeboden als licentie of abonnement. De exacte opbouw verschilt per aanbieder, maar meestal zie je één of meerdere van deze prijsmodellen terug.

Voor veel organisaties is niet alleen de licentieprijs belangrijk, maar vooral wat er wel en niet in de prijs zit. Denk aan inrichting, support, updates, rapportages en begeleiding bij implementatie.

Wanneer is eenvoudige RI&E software voldoende?

Eenvoudige RI&E software kan voldoende zijn wanneer je organisatie overzichtelijk is en weinig complexiteit heeft.

Dat geldt bijvoorbeeld wanneer:

• je één locatie hebt;
• er weinig actiehouders zijn;
• het aantal risico’s beperkt is;
• rapportage eenvoudig blijft;
• één of enkele personen het RI&E-proces beheren;
• het Plan van Aanpak niet heel uitgebreid is;
• je vooral een centrale plek zoekt voor risico’s en maatregelen.

In dat geval heb je meestal geen uitgebreide inrichting nodig. Belangrijk is wel dat je risico’s, maatregelen, actiehouders, deadlines en status goed kunt vastleggen.

Wanneer lopen de kosten van RI&E software op?

De kosten lopen meestal op wanneer de organisatie meer complexiteit heeft. Dat hoeft niet negatief te zijn: juist dan levert software vaak ook meer waarde op.

Kosten kunnen hoger worden wanneer je werkt met:

• meerdere locaties;
• meerdere afdelingen of teams;
• veel actiehouders;
• verschillende gebruikersrollen;
• uitgebreide dashboards;
• managementrapportages;
• bewijsstukken of dossieropbouw;
• complexere risicothema’s;
• meer ondersteuning bij implementatie;
• aanvullende training;
• maatwerk of koppelingen.

Bij grotere organisaties is de vraag dus niet alleen: “Wat kost de software?” De betere vraag is: “Hoeveel tijd, risico en versnippering besparen we door centraal te werken?”

Lees ook hoe je RI&E software implementeert.

Welke functies beïnvloeden de prijs?

Niet iedere RI&E tool biedt dezelfde functionaliteiten. Sommige oplossingen zijn vooral gericht op het invullen van een RI&E, terwijl andere software meer helpt bij actieopvolging, dashboarding en rapportage.

Functionaliteiten die invloed kunnen hebben op de prijs zijn:

• digitale vragenlijsten;
• risicobeoordeling;
• Plan van Aanpak;
• actiehouders en deadlines;
• automatische herinneringen;
• statusupdates;
• dashboard;
• managementrapportage;
• meerdere locaties;
• gebruikersrollen;
• documentatie of bewijsstukken;
• exportmogelijkheden;
• support en begeleiding;
• implementatieondersteuning.

Voor PRIO is vooral de opvolging belangrijk: risico’s vastleggen is één onderdeel, maar maatregelen, actiehouders, deadlines en voortgang bepalen uiteindelijk of de RI&E echt gaat leven binnen de organisatie.

Lees ook hoe je RI&E acties opvolgt.

Wat kost het als je géén goede RI&E software gebruikt?

Bij de kosten van RI&E software wordt vaak alleen naar de licentie gekeken. Maar er zijn ook kosten verbonden aan werken zonder goed systeem.

Denk aan tijdverlies door:

• zoeken naar de juiste versie van de RI&E;
• handmatig bijwerken van Excel-bestanden;
• rapportages maken vanuit losse documenten;
• achter verlopen deadlines aan gaan;
• onduidelijke actiehouders nabellen;
• acties dubbel registreren;
• locaties apart controleren;
• bewijsstukken verzamelen;
• het Plan van Aanpak handmatig actualiseren.

Daarnaast is er organisatorisch risico. Als maatregelen blijven liggen, kunnen arbeidsrisico’s langer bestaan dan nodig. Ook kan het lastiger worden om aan te tonen welke acties zijn opgepakt.

Daarom moet je RI&E software niet alleen beoordelen op prijs, maar ook op de tijd en grip die het oplevert.

Hoe vergelijk je de kosten van RI&E software eerlijk?

Vergelijk RI&E software niet alleen op maandprijs. Kijk vooral naar wat je voor die prijs krijgt en welke kosten later nog kunnen ontstaan.

Gebruik deze vragen:

• Is implementatie inbegrepen?
• Zijn updates inbegrepen?
• Hoeveel gebruikers zijn inbegrepen?
• Kun je meerdere locaties beheren?
• Kun je actiehouders en deadlines vastleggen?
• Zijn dashboards inbegrepen?
• Kun je rapportages maken?
• Kun je het Plan van Aanpak beheren?
• Is support inbegrepen?
• Zijn er extra kosten voor training?
• Zijn er extra kosten voor maatwerk?
• Is de software schaalbaar als je organisatie groeit?

Een goedkopere oplossing kan duurder uitpakken als rapportages handmatig moeten, meerdere locaties niet handig werken of ondersteuning ontbreekt.

RI&E software of Excel: wat is goedkoper?

Excel lijkt op korte termijn goedkoper, omdat je geen aparte softwarelicentie nodig hebt. Voor kleine organisaties met weinig acties kan dat voldoende zijn. Maar bij meer complexiteit ontstaan vaak verborgen kosten.

Excel wordt kwetsbaar wanneer:

• meerdere mensen in dezelfde bestanden werken;
• versies door elkaar lopen;
• actiehouders niet duidelijk zijn;
• deadlines niet actief worden bewaakt;
• rapportages handmatig moeten;
• meerdere locaties verschillende formats gebruiken;
• directie geen actueel overzicht heeft;
• bewijsstukken verspreid staan;
• het Plan van Aanpak niet actueel blijft.

Software kost geld, maar bespaart vaak tijd in beheer, rapportage en opvolging. De vraag is dus niet alleen wat Excel kost, maar hoeveel tijd het kost om Excel werkbaar te houden.

Lees de uitgebreide vergelijking in RI&E software of Excel.

Welke kosten zijn er bij implementatie?

Naast de licentie kunnen er implementatiekosten zijn. Die kosten hangen af van hoeveel begeleiding je nodig hebt en hoe complex je organisatie is.

Implementatie kan bestaan uit:

• intake van het huidige RI&E-proces;
• inrichting van locaties, afdelingen of teams;
• overzetten van risico’s en maatregelen;
• opschonen van bestaande actielijsten;
• bepalen van gebruikersrollen;
• inrichten van dashboards;
• opzetten van rapportages;
• training van gebruikers;
• afspraken over beheer en actualisatie.

Een goede implementatie voorkomt dat software alleen een digitale versie wordt van oude Excel-lijsten. Juist tijdens de implementatie kun je processen verbeteren, verantwoordelijkheden verduidelijken en het Plan van Aanpak beter opvolgbaar maken.

Hoe bepaal je of RI&E software de investering waard is?

RI&E software is de investering waard wanneer het meer oplevert dan alleen digitale opslag. De waarde zit vooral in overzicht, opvolging en rapportage.

Stel jezelf deze vragen:

• Hoeveel tijd kost het nu om acties bij te houden?
• Hoeveel tijd kost het om rapportages te maken?
• Hoe vaak verlopen deadlines ongemerkt?
• Hoe duidelijk zijn actiehouders?
• Hoe actueel is het Plan van Aanpak?
• Hoeveel locaties of teams moeten worden beheerd?
• Hoe snel kan directie zien welke risico’s prioriteit hebben?
• Hoe makkelijk kun je aantonen welke maatregelen zijn uitgevoerd?
• Hoeveel tijd kost het om toetsing of controle voor te bereiden?

Hoe vaker je hier knelpunten ziet, hoe groter de kans dat RI&E software waarde toevoegt.

Checklist: waar moet je op letten bij de prijs van RI&E software?

Gebruik deze checklist wanneer je RI&E software vergelijkt.

• Is duidelijk wat de maandelijkse of jaarlijkse licentiekosten zijn?
• Is implementatie inbegrepen of apart geprijsd?
• Zijn support en updates inbegrepen?
• Hoeveel gebruikers zijn inbegrepen?
• Kun je meerdere locaties beheren?
• Kun je actiehouders en deadlines vastleggen?
• Zijn dashboards inbegrepen?
• Kun je rapportages maken?
• Kun je bewijsstukken of documenten koppelen?
• Is training inbegrepen?
• Zijn er extra kosten voor aanvullende modules?
• Zijn er extra kosten voor maatwerk?
• Is de software schaalbaar bij groei?
• Past de software bij je huidige RI&E-proces?
• Helpt de software om het Plan van Aanpak op te volgen?

Wat levert RI&E software op?

Goede RI&E software helpt om het RI&E-proces beter beheersbaar te maken. De opbrengst zit meestal niet alleen in tijdsbesparing, maar ook in betere sturing.

RI&E software kan helpen bij:

• centraal overzicht op risico’s;
• betere opvolging van maatregelen;
• duidelijke actiehouders;
• deadlinebewaking;
• sneller rapporteren;
• minder losse Excel-bestanden;
• beter overzicht per locatie;
• actueel houden van het Plan van Aanpak;
• opbouwen van een RI&E dossier;
• beter inzicht voor directie, HR en QHSE.

Een RI&E dashboard helpt om voortgang zichtbaar te maken. Wil je weten hoe je management of directie informeert? Lees dan ook hoe je een RI&E rapportage maakt.