De werkgever blijft eindverantwoordelijk

De werkgever is verantwoordelijk voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Daar hoort bij dat arbeidsrisico’s worden geïnventariseerd, beoordeeld en vastgelegd in een RI&E. Bij de RI&E hoort ook een Plan van Aanpak, waarin staat welke maatregelen worden genomen om risico’s aan te pakken. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of organisaties een RI&E en Plan van Aanpak hebben en of deze volledig zijn.

Dat betekent niet dat de werkgever alles zelf moet uitvoeren. Taken kunnen worden verdeeld over preventiemedewerker, HR, QHSE, leidinggevenden of andere actiehouders. De eindverantwoordelijkheid blijft wel bij de werkgever of directie liggen.

Wil je eerst terug naar de basis? Lees dan ook wanneer een RI&E verplicht is.

Welke rollen zijn betrokken bij de RI&E?

Een goede RI&E vraagt om samenwerking. Arbeidsrisico’s ontstaan namelijk op verschillende plekken in de organisatie: op de werkvloer, in werkprocessen, in roosters, bij machines, in gebouwen, bij werkdruk of in de manier waarop teams samenwerken.

Daarom zijn vaak meerdere rollen betrokken.

Door deze rollen duidelijk te benoemen, voorkom je dat de RI&E blijft hangen bij één persoon of afdeling.

Wat doet de preventiemedewerker bij de RI&E?

De preventiemedewerker speelt een praktische en verbindende rol. Volgens Arboportaal is de preventiemedewerker onder andere betrokken bij het opstellen van de RI&E en het uitvoeren van maatregelen uit het Plan van Aanpak. Ook werkt de preventiemedewerker samen met werkgever, werknemers, arbodienstverleners en OR of PVT.

In de praktijk helpt de preventiemedewerker bijvoorbeeld met:

• risico’s signaleren;
• input ophalen bij medewerkers;
• meedenken over maatregelen;
• knelpunten bespreekbaar maken;
• voortgang bewaken;
• medewerkers betrekken;
• samenwerken met HR, QHSE, leidinggevenden en OR/PVT;
• ondersteunen bij het actueel houden van de RI&E.

De preventiemedewerker neemt de eindverantwoordelijkheid van de werkgever dus niet over, maar ondersteunt wel bij de uitvoering. Lees ook meer over de rol van de preventiemedewerker bij de RI&E.

Welke rol heeft HR bij de RI&E?

HR speelt vooral een belangrijke rol bij risico’s die niet altijd direct zichtbaar zijn tijdens een fysieke rondgang. Denk aan werkdruk, psychosociale arbeidsbelasting, verzuim, inzetbaarheid, personeelswisselingen en organisatieveranderingen.

HR kan input geven over:

• verzuimcijfers;
• werkdruksignalen;
• medewerkerstevredenheid;
• personeelsverloop;
• functie- en teamwijzigingen;
• onboarding en instructie;
• beleid rond ongewenst gedrag;
• duurzame inzetbaarheid;
• signalen uit exitgesprekken;
• training en ontwikkeling.

Vooral bij risico’s zoals werkdruk, agressie, ongewenst gedrag en mentale belasting is HR vaak onmisbaar. Zonder HR-data blijven deze risico’s te algemeen of worden ze te laat zichtbaar.

Welke rol heeft QHSE of de arbocoördinator?

QHSE of de arbocoördinator bewaakt vaak het proces rondom de RI&E. Deze rol zorgt dat de RI&E niet alleen wordt opgesteld, maar ook wordt geborgd, opgevolgd en gerapporteerd.

Taken kunnen zijn:

• het RI&E-proces coördineren;
• risico’s structureren;
• maatregelen bewaken;
• actiehouders opvolgen;
• deadlines controleren;
• rapportages opstellen;
• managementinformatie aanleveren;
• voorbereiding op toetsing of inspectie;
• consistentie bewaken tussen locaties of afdelingen.

Bij organisaties met meerdere locaties of veel actiehouders is QHSE vaak de centrale spil. Deze rol zorgt dat de organisatie overzicht houdt en dat maatregelen niet versnipperen over losse lijsten, e-mails of notulen.

Welke rol hebben leidinggevenden?

Leidinggevenden zitten dicht op de dagelijkse praktijk. Zij zien welke risico’s in teams ontstaan en kunnen maatregelen concreet maken op de werkvloer.

Leidinggevenden helpen bij:

• risico’s in dagelijkse werkzaamheden signaleren;
• medewerkers betrekken;
• incidenten en bijna-ongevallen doorgeven;
• wijzigingen in werkprocessen signaleren;
• maatregelen binnen het team uitvoeren;
• deadlines bewaken;
• veilig gedrag stimuleren;
• knelpunten terugkoppelen aan HR, QHSE of preventiemedewerker.

Een maatregel uit het Plan van Aanpak wordt pas effectief als deze ook in het team wordt uitgevoerd. Daarom is de rol van leidinggevenden belangrijk bij de vertaling van beleid naar praktijk.

Welke rol hebben medewerkers?

Medewerkers zijn essentieel voor een goede RI&E. Zij weten vaak precies waar risico’s ontstaan, welke werkzaamheden onhandig zijn, welke hulpmiddelen ontbreken en welke afspraken in de praktijk niet werken.

Medewerkers kunnen bijdragen door:

• risico’s en knelpunten te melden;
• input te geven vanuit de praktijk;
• incidenten en bijna-ongevallen te melden;
• instructies en procedures te volgen;
• hulpmiddelen op de juiste manier te gebruiken;
• mee te denken over praktische maatregelen;
• onveilige situaties bespreekbaar te maken.

Een RI&E die alleen vanuit kantoor wordt opgesteld, mist vaak belangrijke praktijkinformatie. Betrek medewerkers daarom actief, bijvoorbeeld via interviews, teamoverleggen, korte vragenlijsten, werkplekinspecties of meldingen.

Welke rol heeft de OR of PVT bij de RI&E?

De OR of PVT denkt mee over arbeidsomstandighedenbeleid en kan signalen vanuit medewerkers inbrengen. Ook werkt de preventiemedewerker volgens Arboportaal samen met de OR of PVT. Daarnaast moet de OR of PVT adviseren bij de keuze van de preventiemedewerker en instemmen met de persoon en positie van de preventiemedewerker in de organisatie.

De OR of PVT kan helpen bij:

• signalen vanuit medewerkers verzamelen;
• meedenken over arbeidsomstandighedenbeleid;
• beoordelen of maatregelen aansluiten op de praktijk;
• aandacht vragen voor werkdruk, veiligheid of gezondheid;
• bewaken dat werknemersbelangen worden meegenomen;
• betrokken blijven bij preventie en verbetering.

De OR of PVT neemt de verantwoordelijkheid van de werkgever niet over, maar zorgt wel voor waardevolle tegenkracht en input vanuit medewerkersperspectief.

Wanneer betrek je een arbodienst of deskundige?

Een arbodienst of arbodeskundige kan helpen wanneer er specialistische kennis nodig is. Denk aan complexe risico’s, toetsing, arbeidshygiëne, veiligheid, ergonomie, psychosociale arbeidsbelasting of arbeidsgezondheidskundige vraagstukken.

Je betrekt een deskundige bijvoorbeeld bij:

• toetsing van de RI&E;
• specialistische risico’s;
• gevaarlijke stoffen;
• fysieke belasting;
• machineveiligheid;
• werkdruk of PSA;
• verzuim en gezondheid;
• advies over passende maatregelen;
• voorbereiding op inspectie.

In veel gevallen moet de RI&E worden getoetst door een gecertificeerde kerndeskundige of arbodienst. Lees ook meer over RI&E laten toetsen.

Wie is verantwoordelijk voor het Plan van Aanpak?

Het Plan van Aanpak hoort bij de RI&E. Hierin staat welke maatregelen worden genomen om risico’s te beheersen. Arboportaal benoemt dat de werkgever in het Plan van Aanpak opschrijft wanneer een maatregel moet zijn ingevoerd en op welke manier.

De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor het Plan van Aanpak, maar de uitvoering ligt vaak bij verschillende actiehouders. Een maatregel rond werkdruk kan bijvoorbeeld bij HR en teamleiding liggen. Een maatregel rond gebouwveiligheid kan bij facilitair of QHSE liggen. Een maatregel rond fysieke belasting kan bij teamleiders, preventiemedewerker of zorgmanagement liggen.

Per maatregel moet duidelijk zijn:

• welk risico wordt aangepakt;
• welke maatregel nodig is;
• wie actiehouder is;
• wie eindverantwoordelijk is;
• welke deadline geldt;
• wat de status is;
• wanneer evaluatie nodig is.

Zo voorkom je dat maatregelen vrijblijvend blijven. Lees ook hoe je de RI&E actueel houdt.

Veelgemaakte fouten in de rolverdeling

Een RI&E loopt vaak vast wanneer rollen niet duidelijk zijn. Dan is wel bekend dát er iets moet gebeuren, maar niet wie verantwoordelijk is voor uitvoering, opvolging of rapportage.

Veelgemaakte fouten zijn:

1. Denken dat de preventiemedewerker volledig verantwoordelijk is

De preventiemedewerker ondersteunt, maar de werkgever blijft eindverantwoordelijk. Leg dus niet het hele RI&E-proces bij één persoon neer zonder mandaat of middelen.

2. Directie is te weinig betrokken

Zonder betrokkenheid van directie blijven maatregelen die budget, capaciteit of beleidskeuzes vragen vaak liggen.

3. HR wordt niet betrokken bij werkdruk en verzuim

Werkdruk, PSA, verzuim en inzetbaarheid zijn belangrijke input voor de RI&E. Wanneer HR niet betrokken is, mis je belangrijke signalen.

4. Leidinggevenden krijgen acties zonder duidelijke deadline

Een actie zonder deadline is moeilijk te bewaken. Zorg dat iedere maatregel concreet wordt gemaakt.

5. Medewerkers worden niet gevraagd om input

Medewerkers kennen de praktijk. Zonder hun input wordt de RI&E vaak te algemeen.

6. OR of PVT wordt te laat betrokken

Betrek OR of PVT niet pas aan het einde, maar gedurende het proces. Zo voorkom je dat belangrijke signalen of zorgen te laat naar boven komen.

7. Actiehouders zijn niet concreet

“Team” of “organisatie” is geen duidelijke actiehouder. Benoem een persoon, functie of rol die verantwoordelijk is voor opvolging.

8. Niemand bewaakt voortgang

Als niemand de voortgang bewaakt, verdwijnen acties snel in e-mail, Excel of notulen. Dan blijft het Plan van Aanpak op papier bestaan, maar gebeurt er te weinig in de praktijk.

Hoe houd je overzicht op rollen, acties en deadlines?

Bij kleine organisaties kan een eenvoudige actielijst voldoende zijn. Maar bij meerdere teams, locaties, rollen en deadlines wordt het al snel onoverzichtelijk.

Veelvoorkomende problemen zijn:

• acties staan verspreid in Excel, e-mail en notulen;
• actiehouders zijn niet duidelijk;
• deadlines verlopen zonder melding;
• directie mist overzicht;
• HR, QHSE en leidinggevenden werken met verschillende lijsten;
• afgeronde maatregelen worden niet goed vastgelegd;
• rapportage kost veel handmatig werk;
• niemand ziet welke acties prioriteit hebben.

Lees ook RI&E software of Excel wanneer je twijfelt of Excel nog voldoende is.

Een RI&E dashboard helpt om openstaande acties, deadlines, risico’s per thema en voortgang zichtbaar te maken. Wil je directie of management goed informeren? Lees dan ook hoe je een RI&E rapportage maakt.