Waarom moet je je RI&E actueel houden?

Een verouderde RI&E geeft geen betrouwbaar beeld meer van de risico’s binnen je organisatie. Werkzaamheden veranderen, medewerkers krijgen andere taken, teams groeien of krimpen, locaties worden aangepast en nieuwe middelen of processen kunnen nieuwe risico’s veroorzaken.

Daarom is het belangrijk om je RI&E actief bij te houden. Niet alleen omdat een RI&E verplicht is voor werkgevers met personeel, maar vooral omdat je anders stuurt op oude informatie. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of organisaties een RI&E en Plan van Aanpak hebben en of deze volledig zijn.

Een actuele RI&E helpt je om:

• nieuwe risico’s sneller te signaleren;
• maatregelen beter te laten aansluiten op de praktijk;
• het Plan van Aanpak werkbaar te houden;
• actiehouders en deadlines actueel te houden;
• incidenten en meldingen te vertalen naar verbetering;
• directie, HR, QHSE en preventiemedewerker inzicht te geven;
• beter voorbereid te zijn op toetsing of controle.

Wil je terug naar de basis? Lees dan ook wanneer een RI&E verplicht is.

Wanneer moet je een RI&E bijwerken?

Er is geen vaste termijn die voor iedere organisatie voldoende is. Het belangrijkste uitgangspunt is: zodra de werksituatie, risico’s of maatregelen veranderen, moet je controleren of de RI&E nog actueel is. Steunpunt RI&E noemt onder meer nieuwe machines, veranderende werkzaamheden, grote personele wijzigingen, aangepaste werkprocessen en verbouwingen als situaties waarin bijwerken of opnieuw uitvoeren nodig kan zijn.

Hieronder staan de belangrijkste momenten waarop je je RI&E opnieuw moet bekijken.

1. Bij nieuwe werkzaamheden of processen

Nieuwe werkzaamheden kunnen nieuwe risico’s opleveren. Denk aan een andere werkwijze, uitbreiding van dienstverlening, nieuwe productieprocessen, andere cliëntsituaties of een aangepaste manier van samenwerken.

Voorbeelden zijn:

• een nieuw werkproces;
• uitbreiding naar een nieuwe dienst;
• andere klant- of cliëntsituaties;
• digitalisering van processen;
• meer werken op afstand;
• verandering in productie of logistiek;
• nieuwe taken voor bestaande medewerkers.

Wanneer processen veranderen, moet je controleren of bestaande risico’s nog kloppen en of er nieuwe risico’s bijkomen.

2. Bij nieuwe machines, middelen of gevaarlijke stoffen

Nieuwe arbeidsmiddelen kunnen invloed hebben op veiligheid en gezondheid. Dat geldt voor machines, gereedschap, hulpmiddelen, installaties en stoffen.

Denk aan:

• nieuwe machines of apparatuur;
• nieuw gereedschap;
• andere schoonmaakmiddelen;
• desinfectiemiddelen;
• gevaarlijke stoffen;
• persoonlijke beschermingsmiddelen;
• nieuwe software die werkdruk of beeldschermwerk beïnvloedt;
• hulpmiddelen die anders gebruikt moeten worden.

Bij dit soort wijzigingen beoordeel je of medewerkers veilig kunnen werken, welke instructies nodig zijn en welke maatregelen moeten worden opgenomen in het Plan van Aanpak.

3. Bij verhuizing, verbouwing of een nieuwe locatie

Een verhuizing of verbouwing heeft vaak direct invloed op arbeidsrisico’s. Ook een nieuwe vestiging, afdeling of werkruimte moet goed worden beoordeeld.

Let bijvoorbeeld op:

• looproutes;
• nooduitgangen;
• brandveiligheid;
• opslag;
• verlichting;
• werkplekinrichting;
• bereikbaarheid van hulpmiddelen;
• geluid, klimaat en ventilatie;
• fysieke belasting;
• toegankelijkheid;
• gebouwveiligheid.

Bij meerdere locaties is het belangrijk om niet alleen een algemene RI&E te hebben, maar ook locatieverschillen zichtbaar te maken. Risico’s kunnen per locatie sterk verschillen.

4. Bij groei, krimp of reorganisatie

Organisatorische veranderingen kunnen nieuwe risico’s veroorzaken. Denk aan groei, personele krimp, reorganisatie, nieuwe teams, andere functies of een gewijzigde taakverdeling.

Voorbeelden zijn:

• nieuwe afdelingen;
• andere teamsamenstelling;
• meer tijdelijke krachten;
• nieuwe leidinggevenden;
• veranderde verantwoordelijkheden;
• hogere werkdruk;
• minder bezetting;
• nieuwe overlegstructuren;
• andere roosters.

Deze wijzigingen raken vaak aan werkdruk, psychosociale arbeidsbelasting, rolverdeling en verantwoordelijkheid. Daarom horen ze thuis in de actualisatie van de RI&E.

5. Na incidenten, bijna-ongevallen of meldingen

Incidenten en bijna-ongevallen laten vaak zien dat risico’s of maatregelen onvoldoende zijn. Daarom moet je na een incident beoordelen of de RI&E nog klopt.

Denk aan:

• arbeidsongevallen;
• bijna-ongevallen;
• agressie-incidenten;
• valpartijen;
• prikaccidenten;
• brand- of evacuatiemeldingen;
• meldingen over gevaarlijke situaties;
• terugkerende klachten van medewerkers.

Als een incident laat zien dat een risico onvoldoende is beoordeeld, moet je de RI&E en het Plan van Aanpak aanpassen. Ook moet duidelijk worden welke maatregel nodig is, wie deze oppakt en wanneer deze klaar moet zijn.

6. Bij signalen uit verzuim, werkdruk of medewerkerstevredenheid

Niet alle risico’s zijn zichtbaar tijdens een rondgang of inspectie. Signalen uit HR, verzuim en medewerkerstevredenheid kunnen ook laten zien dat de RI&E moet worden bijgewerkt.

Voorbeelden zijn:

• stijgend verzuim;
• stressklachten;
• rug-, nek- of schouderklachten;
• meldingen over werkdruk;
• signalen van ongewenst gedrag;
• dalende medewerkerstevredenheid;
• hoge uitstroom;
• terugkerende klachten binnen een team;
• meer fouten of bijna-incidenten.

Deze signalen kunnen wijzen op risico’s die nog onvoldoende in de RI&E staan of waarvan de maatregelen niet goed werken.

7. Bij nieuwe wet- en regelgeving of brancheafspraken

Ook wijzigingen in wetgeving, normen, brancheafspraken of arbocatalogi kunnen aanleiding zijn om de RI&E opnieuw te bekijken. Voor branche-RI&E’s noemt Steunpunt RI&E actualisatie bijvoorbeeld bij verandering van wetgeving en bij de introductie van nieuwe werkprocessen en technologieën.

Voor organisaties betekent dit dat je niet alleen intern moet kijken, maar ook moet volgen of externe eisen of branche-inzichten veranderen.

Hoe vaak moet je je RI&E controleren?

Een praktische werkwijze is om de RI&E minimaal jaarlijks inhoudelijk te controleren. Niet omdat één keer per jaar altijd genoeg is, maar omdat je daarmee voorkomt dat de RI&E ongemerkt veroudert.

Daarnaast is het verstandig om het Plan van Aanpak vaker te bekijken. Openstaande maatregelen, actiehouders en deadlines veranderen sneller dan de volledige RI&E. Veel organisaties nemen de voortgang daarom op in kwartaaloverleg, managementrapportages of arbo-overleggen.

Moment	Wat controleer je?
Jaarlijks	Past de RI&E nog bij de organisatie, werkzaamheden en risico’s?
Per kwartaal	Status van maatregelen, deadlines en actiehouders
Bij wijzigingen	Nieuwe risico’s door processen, functies, locaties of middelen
Na incidenten	Of risico’s en maatregelen moeten worden aangepast
Voor toetsing of inspectie	Volledigheid en actualiteit van RI&E en Plan van Aanpak

Werk je met meerdere locaties, afdelingen of teams? Dan kan het nodig zijn om de actualiteit per locatie of onderdeel te controleren.

Wat moet je actualiseren in de RI&E?

Een RI&E actualiseren is meer dan alleen de datum aanpassen. Je moet inhoudelijk controleren of het document nog overeenkomt met de praktijk.

Controleer onder andere:

• staan alle huidige werkzaamheden erin?
• zijn alle locaties meegenomen?
• kloppen functies, afdelingen en teams nog?
• zijn nieuwe machines, hulpmiddelen of stoffen verwerkt?
• zijn risico’s opnieuw beoordeeld als de situatie is veranderd?
• zijn maatregelen nog passend?
• zijn actiehouders nog correct?
• kloppen deadlines nog?
• zijn afgeronde maatregelen geregistreerd?
• zijn openstaande acties nog actueel?
• zijn incidenten en meldingen verwerkt?
• zijn signalen rond verzuim, werkdruk of fysieke belasting meegenomen?
• is het Plan van Aanpak bijgewerkt?
• zijn betrokken personen, zoals preventiemedewerker of leidinggevenden, nog correct?

Door deze punten systematisch te controleren, voorkom je dat de RI&E langzaam losraakt van de werkelijkheid.

Plan van Aanpak actueel houden

Het Plan van Aanpak hoort bij de RI&E. Hierin leg je vast welke maatregelen nodig zijn om risico’s aan te pakken. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie wordt gecontroleerd of bedrijven beschikken over de wettelijk verplichte RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak, inclusief de belangrijkste onderdelen.

Bij het actueel houden van het Plan van Aanpak kijk je naar:

• welke maatregelen nog openstaan;
• welke maatregelen zijn afgerond;
• of deadlines zijn verlopen;
• of actiehouders nog kloppen;
• of nieuwe risico’s nieuwe maatregelen vragen;
• of maatregelen concreet genoeg zijn;
• of voortgang wordt vastgelegd;
• of maatregelen geëvalueerd moeten worden.

Een maatregel zoals “werkdruk verminderen” is te algemeen. Maak dit concreet, bijvoorbeeld: “Roosterknelpunten per team analyseren en verbeteracties vastleggen vóór 1 oktober.”

Een goed Plan van Aanpak geeft dus niet alleen aan wat er moet gebeuren, maar ook wie verantwoordelijk is, wanneer het klaar moet zijn en wat de status is.

Veelgemaakte fouten bij het actueel houden van de RI&E

Veel organisaties hebben wel een RI&E, maar houden deze niet structureel bij. Daardoor ontstaat het risico dat het document veroudert en het Plan van Aanpak niet meer aansluit op de praktijk.

Veelgemaakte fouten zijn:

1. Alleen opnieuw kijken vlak voor toetsing of inspectie

Als je de RI&E pas controleert wanneer toetsing of inspectie nadert, loop je achter de feiten aan. Actualisatie hoort onderdeel te zijn van het normale arbo- en veiligheidsproces.

2. Alleen de datum aanpassen

Een nieuwe datum maakt een RI&E niet automatisch actueel. Je moet inhoudelijk controleren of risico’s, maatregelen, locaties, functies en actiehouders nog kloppen.

3. Het Plan van Aanpak niet bijwerken

De RI&E en het Plan van Aanpak horen bij elkaar. Als maatregelen veranderen, deadlines verlopen of acties zijn afgerond, moet het Plan van Aanpak worden aangepast.

4. Nieuwe locaties of functies vergeten

Bij groei of reorganisatie ontstaan vaak nieuwe risico’s. Nieuwe vestigingen, teams of functies moeten daarom worden meegenomen in de RI&E.

5. Incidenten niet vertalen naar maatregelen

Een incident of bijna-ongeval moet leiden tot een inhoudelijke check. Was het risico bekend? Waren maatregelen voldoende? Moet er iets worden aangepast?

6. Werkdruk, PSA of fysieke belasting niet opnieuw beoordelen

Risico’s zoals werkdruk, psychosociale arbeidsbelasting en fysieke belasting veranderen vaak door personele of organisatorische ontwikkelingen. Neem deze signalen mee in de actualisatie.

7. Acties verspreid bewaren

Wanneer acties in Excel, e-mail, notulen en losse documenten staan, raakt overzicht snel kwijt. Daardoor worden deadlines gemist en is rapportage lastig.

8. Geen eigenaar voor actualisatie

Als niemand verantwoordelijk is voor het bijhouden van de RI&E, gebeurt het vaak alleen ad hoc. Wijs daarom duidelijk aan wie het proces bewaakt.

9. Directie krijgt geen rapportage

Directie of management moet kunnen zien welke risico’s prioriteit hebben, welke maatregelen openstaan en waar besluitvorming nodig is.

Lees ook hoe je een RI&E rapportage maakt voor directie, HR of QHSE.

Wie is verantwoordelijk voor het actueel houden van de RI&E?

De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor een actuele RI&E. In de praktijk zijn vaak meerdere rollen betrokken bij het signaleren, bijwerken en opvolgen.

Rol	Betrokkenheid bij actualisatie
Werkgever/directie	Eindverantwoordelijk en besluit over prioriteiten
Preventiemedewerker	Signaleert risico’s en ondersteunt actualisatie
HR	Brengt signalen rond verzuim, werkdruk en inzetbaarheid in
QHSE/arbocoördinator	Bewaakt proces, borging en rapportage
Leidinggevenden	Signaleren wijzigingen en risico’s binnen teams
Medewerkers	Melden knelpunten, incidenten en praktijksignalen
OR/PVT	Denkt mee over arbeidsomstandighedenbeleid

De preventiemedewerker speelt vaak een belangrijke rol in de praktijk. Lees ook meer over de rol van de preventiemedewerker bij de RI&E.

Hoe houd je overzicht op wijzigingen, acties en deadlines?

Een RI&E actueel houden wordt lastig wanneer informatie verspreid staat over losse bestanden, e-mails, notulen en actielijsten. Zeker bij meerdere locaties, afdelingen of actiehouders ontstaat dan snel onduidelijkheid.

Veelvoorkomende vragen zijn:

• welke risico’s zijn recent aangepast?
• welke maatregelen staan nog open?
• welke deadlines zijn verlopen?
• wie is verantwoordelijk voor welke actie?
• welke locaties moeten nog worden gecontroleerd?
• welke incidenten zijn vertaald naar maatregelen?
• welke acties zijn afgerond?
• welke punten moeten naar directie of management?

Bij kleine organisaties kan Excel soms voldoende zijn. Maar zodra je werkt met meerdere locaties, actiehouders, deadlines of rapportages wordt Excel vaak kwetsbaar. Lees ook RI&E software of Excel.

Een RI&E dashboard helpt om openstaande acties, verlopen deadlines en voortgang zichtbaar te maken. Wil je richting management rapporteren? Lees dan ook hoe je een RI&E rapportage maakt.

Checklist: is jouw RI&E nog actueel?

Gebruik deze checklist om snel te beoordelen of je RI&E nog aansluit op de praktijk.

• Zijn alle huidige werkzaamheden opgenomen?
• Zijn alle locaties en afdelingen meegenomen?
• Zijn nieuwe functies of teams verwerkt?
• Zijn nieuwe machines, stoffen of hulpmiddelen opgenomen?
• Zijn wijzigingen in processen beoordeeld?
• Zijn incidenten en bijna-ongevallen verwerkt?
• Zijn signalen rond verzuim, werkdruk en fysieke belasting meegenomen?
• Zijn maatregelen uit het Plan van Aanpak bijgewerkt?
• Zijn actiehouders nog actueel?
• Zijn deadlines gecontroleerd?
• Is duidelijk welke acties openstaan?
• Zijn afgeronde maatregelen vastgelegd?
• Is de RI&E besproken met preventiemedewerker, OR/PVT of medewerkers?
• Is er een actuele rapportage voor directie of management?

Kun je meerdere vragen niet met “ja” beantwoorden? Dan is het verstandig om je RI&E en Plan van Aanpak opnieuw te bekijken.