Wat doet een preventiemedewerker bij de RI&E?
Bij de RI&E ondersteunt de preventiemedewerker de werkgever bij het in kaart brengen van arbeidsrisico’s en het uitvoeren van maatregelen. De preventiemedewerker denkt mee over veiligheid en gezondheid op de werkvloer, adviseert over risico’s en helpt om verbeterpunten concreet te maken.
In de praktijk betekent dit dat de preventiemedewerker helpt met:
- het signaleren van risico’s op de werkvloer;
- het ophalen van input bij medewerkers en leidinggevenden;
- het meedenken over de RI&E;
- het adviseren over passende maatregelen;
- het ondersteunen van het Plan van Aanpak;
- het bewaken van openstaande acties;
- het verbinden van werkgever, werknemers, HR en leidinggevenden.
De preventiemedewerker hoeft de RI&E dus niet altijd alleen te maken. Wel is hij of zij vaak nauw betrokken bij de inhoud, de uitvoering en de opvolging.
Is een preventiemedewerker verplicht?
Ja, iedere werkgever is verplicht om ten minste één preventiemedewerker aan te wijzen. Deze medewerker helpt bij gezond en veilig werken binnen het bedrijf. Heeft een organisatie 25 of minder werknemers? Dan mag de werkgever zelf de rol van preventiemedewerker invullen.
De preventiemedewerker is dus geen vrijblijvende rol. Het is een verplicht onderdeel van het arbobeleid. De exacte invulling kan wel verschillen per organisatie. In een klein bedrijf is de rol vaak praktisch en breed. In een grotere organisatie werkt de preventiemedewerker vaker samen met HR, QHSE, een arbocoördinator, leidinggevenden of een externe arbodienst.
Wil je weten of jouw organisatie een RI&E moet hebben? Lees dan ook wanneer een RI&E verplicht is.
Wat zijn de wettelijke taken van een preventiemedewerker?
De wettelijke taken van de preventiemedewerker zijn vastgelegd in de Arbowet. Volgens Arboportaal gaat het onder andere om betrokkenheid bij de RI&E, het adviseren over arbeidsomstandigheden en het meewerken aan maatregelen voor veilig en gezond werken.
De drie belangrijkste taken zijn:
1. Meewerken aan de RI&E
De preventiemedewerker is betrokken bij het opstellen en uitvoeren van de RI&E. Dat betekent dat hij of zij helpt om risico’s zichtbaar te maken en mee te denken over wat er nodig is om deze risico’s te beperken.
2. Adviseren over arbeidsomstandigheden
De preventiemedewerker adviseert de werkgever en werkt samen met werknemers, ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Het doel is om maatregelen te nemen die passen bij de risico’s in de organisatie.
3. Helpen bij de uitvoering van maatregelen
Een RI&E is pas waardevol als verbetermaatregelen ook echt worden opgepakt. De preventiemedewerker helpt daarom bij de uitvoering en opvolging van maatregelen uit het Plan van Aanpak.
Is de preventiemedewerker verantwoordelijk voor de RI&E?
De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor de RI&E. De preventiemedewerker ondersteunt de werkgever, denkt mee, signaleert risico’s en helpt bij de uitvoering. Maar de wettelijke verantwoordelijkheid voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden ligt bij de werkgever.
Dit onderscheid is belangrijk. De preventiemedewerker kan veel werk verrichten rondom de RI&E, maar moet daarvoor wel voldoende tijd, ruimte en mandaat krijgen. Zonder duidelijke rolverdeling wordt de preventiemedewerker al snel de persoon die “alles rondom arbo” moet oplossen, zonder dat verantwoordelijkheden goed zijn belegd.
Een goede RI&E-aanpak maakt daarom duidelijk:
- wie eindverantwoordelijk is;
- wie risico’s signaleert;
- wie maatregelen uitvoert;
- wie acties opvolgt;
- wie rapporteert aan directie of management;
- wie contact onderhoudt met arbodienst of kerndeskundige.
Welke rol heeft de preventiemedewerker tijdens het RI&E-proces?
De preventiemedewerker kan op verschillende momenten in het RI&E-proces een rol spelen. Van voorbereiding tot uitvoering en actualisatie.
1. Voorbereiden van de RI&E
In de voorbereiding helpt de preventiemedewerker om de juiste informatie te verzamelen. Denk aan bestaande veiligheidsinstructies, incidentmeldingen, verzuimcijfers, eerdere RI&E’s, werkplekinspecties en signalen van medewerkers.
Ook kan de preventiemedewerker meedenken over de scope van de RI&E. Worden alle afdelingen meegenomen? Zijn alle locaties in beeld? Zijn tijdelijke medewerkers, stagiairs of uitzendkrachten meegenomen? En zijn minder zichtbare risico’s, zoals werkdruk en ongewenst gedrag, ook onderdeel van de inventarisatie?
2. Risico’s signaleren op de werkvloer
De preventiemedewerker staat vaak dichter bij de praktijk dan directie of management. Daardoor kan hij of zij risico’s signaleren die in beleid of procedures niet direct zichtbaar zijn.
Denk aan:
- onveilige looproutes;
- fysieke belasting;
- werkdruk;
- onduidelijke werkinstructies;
- onvoldoende gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen;
- agressie of ongewenst gedrag;
- gevaarlijke stoffen;
- risico’s bij beeldschermwerk;
- verschillen tussen locaties of teams.
Juist die praktijkinput maakt een RI&E sterker. Een RI&E die alleen vanachter een bureau wordt opgesteld, mist vaak belangrijke risico’s.
3. Medewerkers betrekken
Medewerkers weten vaak goed waar risico’s zitten. Zij ervaren dagelijks waar processen onhandig, onveilig of belastend zijn. De preventiemedewerker kan helpen om die signalen op te halen en te vertalen naar concrete verbeterpunten.
Dat kan bijvoorbeeld via:
- gesprekken op de werkvloer;
- korte vragenlijsten;
- werkplekinspecties;
- overleg met teamleiders;
- input van OR of personeelsvertegenwoordiging;
- analyse van meldingen en incidenten.
Wanneer medewerkers worden betrokken, wordt de RI&E realistischer én ontstaat er meer draagvlak voor maatregelen.
4. Meedenken over maatregelen
Na het inventariseren van risico’s moeten maatregelen worden gekozen. De preventiemedewerker kan helpen beoordelen welke maatregelen praktisch haalbaar zijn en welke risico’s prioriteit hebben.
Een goede maatregel is concreet, uitvoerbaar en gekoppeld aan een duidelijk risico. Dus niet: “meer aandacht voor veiligheid”, maar bijvoorbeeld: “maandelijks een werkplekinspectie uitvoeren op locatie X en bevindingen vastleggen in het actieoverzicht.”
5. Ondersteunen bij het Plan van Aanpak
Bij de RI&E hoort een Plan van Aanpak. Daarin staat welke maatregelen de werkgever neemt om de geïnventariseerde risico’s aan te pakken.
De preventiemedewerker kan helpen om dit plan concreet te maken. Denk aan het formuleren van maatregelen, het benoemen van actiehouders, het bewaken van deadlines en het volgen van de status.
6. Bewaken van voortgang
Een veelvoorkomend probleem is dat maatregelen na de RI&E blijven liggen. De preventiemedewerker kan helpen om voortgang zichtbaar te maken en actiehouders aan te spreken.
Dat vraagt om overzicht. Welke acties staan nog open? Welke deadlines verlopen bijna? Welke maatregelen zijn afgerond? En welke risico’s blijven bestaan omdat acties niet worden opgepakt? Zonder centraal overzicht raakt de opvolging snel versnipperd over Excel-bestanden, e-mails, notulen en losse takenlijstjes.
Preventiemedewerker, HR, QHSE en leidinggevenden: wie doet wat?
Bij de RI&E zijn vaak meerdere rollen betrokken. Een duidelijke taakverdeling voorkomt dat alles bij één persoon terechtkomt.
| Rol |
Rol binnen de RI&E |
| Werkgever/directie |
Eindverantwoordelijk voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden |
| Preventiemedewerker |
Signaleert, adviseert, ondersteunt en helpt bij de uitvoering |
| HR |
Denkt mee over werkdruk, verzuim, duurzame inzetbaarheid en beleid |
| QHSE/arbocoördinator |
Borgt structuur, rapportage, compliance en opvolging |
| Leidinggevenden |
Voeren maatregelen uit binnen afdeling of team |
| Medewerkers |
Geven input over risico’s in de dagelijkse praktijk |
| OR of personeelsvertegenwoordiging |
Denkt en beslist mee over arbobeleid en preventieaanpak |
In kleine organisaties kunnen meerdere rollen bij één persoon liggen. In grotere organisaties is het juist belangrijk om taken goed te verdelen, zeker wanneer er meerdere locaties, afdelingen of verantwoordelijken zijn.
Waar loopt de preventiemedewerker vaak tegenaan?
De rol van preventiemedewerker is praktisch, maar ook uitdagend. Zeker wanneer de RI&E niet goed georganiseerd is.
Veelvoorkomende knelpunten zijn:
1. Acties staan verspreid
Maatregelen staan in Excel, e-mail, notulen of losse documenten. Daardoor ontbreekt één centrale plek waar iedereen de actuele status kan zien.
2. Verantwoordelijkheden zijn onduidelijk
Er is wel afgesproken dat iets moet gebeuren, maar niet wie het oppakt. Daardoor blijven maatregelen liggen.
3. Deadlines worden niet bewaakt
Zonder actieve opvolging verlopen deadlines ongemerkt. De preventiemedewerker moet dan steeds handmatig achter acties aan.
4. De RI&E wordt niet actueel gehouden
Werkprocessen, teams en locaties veranderen, maar de RI&E verandert niet mee. Daardoor ontstaat een verschil tussen document en praktijk.
5. Meerdere locaties werken anders
Bij organisaties met meerdere vestigingen ontstaat snel versnippering. Elke locatie werkt met eigen documenten, eigen prioriteiten en eigen voortgang.
6. Rapporteren kost veel tijd
Directie, HR of arbodienst wil inzicht, maar rapportages moeten handmatig worden samengesteld uit losse bestanden.
7. De preventiemedewerker krijgt te weinig mandaat
De preventiemedewerker ziet wat er moet gebeuren, maar heeft niet altijd de positie of middelen om maatregelen daadwerkelijk in beweging te krijgen.
Hoe helpt RI&E software de preventiemedewerker?
RI&E software helpt om risico’s, maatregelen en opvolging centraal te organiseren. Voor preventiemedewerkers is dat vooral waardevol omdat de rol vaak draait om overzicht, coördinatie en voortgang.
Met RI&E software kun je:
- risico’s centraal vastleggen;
- maatregelen koppelen aan risico’s;
- verantwoordelijken aanwijzen;
- deadlines bewaken;
- acties per afdeling of locatie beheren;
- statusupdates volgen;
- rapportages eenvoudiger maken;
- voortgang zichtbaar maken voor HR, directie of QHSE;
- de RI&E actueel houden.
PRIO helpt organisaties om stap voor stap grip te krijgen op risico’s en de RI&E uit te voeren zonder dat het voelt als papieren rompslomp. Wil je zien hoe dit proces eruitziet? Bekijk dan hoe je PRIO gebruikt om grip te krijgen op je RI&E-proces.
Voor preventiemedewerkers betekent dit: minder zoeken in losse bestanden, minder handmatig najagen en meer grip op wat er echt moet gebeuren.
Wanneer is PRIO interessant voor preventiemedewerkers?
PRIO is vooral interessant wanneer de RI&E niet meer overzichtelijk te beheren is in losse documenten of Excel-bestanden. Bijvoorbeeld wanneer je organisatie groeit, meerdere locaties heeft of verschillende mensen verantwoordelijk zijn voor maatregelen.
PRIO past goed wanneer:
- je veel openstaande RI&E-acties hebt;
- je maatregelen beter wilt opvolgen;
- je deadlines en actiehouders wilt bewaken;
- je directie of HR beter wilt rapporteren;
- je meerdere locaties centraal wilt beheren;
- je de RI&E actueel wilt houden;
- je preventiemedewerker meer structuur nodig heeft.
Weet je nog niet zeker waar jouw organisatie staat? Doe dan de gratis RI&E Quickscan en ontdek snel of jouw RI&E compleet, actueel en goed opgevolgd is.
