Wanneer is een RI&E verplicht voor jouw organisatie?

Wanneer is een RI&E verplicht?

Een RI&E is verplicht zodra je als werkgever medewerkers in dienst hebt. Dat geldt niet alleen voor grote organisaties, maar ook voor kleine bedrijven, mkb’ers en organisaties met één of enkele medewerkers. De verplichting staat in de Arbowet en geldt voor iedere werkgever die verantwoordelijk is voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden.

Met een RI&E breng je in kaart welke risico’s medewerkers lopen tijdens hun werk. Denk bijvoorbeeld aan fysieke belasting, werkdruk, gevaarlijke stoffen, machines, beeldschermwerk, valgevaar, agressie of onveilige werkomstandigheden. Vervolgens leg je in het Plan van Aanpak vast welke maatregelen je neemt, wie verantwoordelijk is en binnen welke termijn deze maatregelen worden uitgevoerd.

Kort gezegd: heb je medewerkers? Dan heb je een RI&E nodig.

Voor wie geldt de RI&E-verplichting?

De RI&E-verplichting geldt voor organisaties met personeel. In de praktijk betekent dit dat veel meer organisaties een RI&E nodig hebben dan zij zelf denken.

Steunpunt RI&E geeft aan dat ondernemers met werknemers verplicht zijn een RI&E op te stellen. Heb je geen werknemers in dienst, bijvoorbeeld als zzp’er zonder personeel, vof, maatschap of DGA, dan hoef je meestal geen RI&E te maken.

Is een RI&E ook verplicht voor kleine bedrijven?

Ja, ook kleine bedrijven zijn verplicht om een RI&E te hebben zodra zij medewerkers in dienst hebben. De grootte van je organisatie bepaalt dus niet óf je een RI&E nodig hebt. Wel kan de omvang van je organisatie invloed hebben op de manier waarop je de RI&E opstelt en of toetsing verplicht is.

Voor organisaties met maximaal 25 medewerkers kan een erkend branche-RI&E-instrument relevant zijn. Gebruik je zo’n erkend instrument en hoort je organisatie bij die branche, dan kan dit invloed hebben op de toetsingsplicht. Voor organisaties waar het personeel samen maximaal 40 uur per week werkt, kan de Checklist Gezondheidsrisico’s een passende route zijn.

Let op: dit betekent niet dat kleine organisaties geen RI&E hoeven te hebben. De RI&E zelf blijft verplicht zodra je medewerkers hebt.

Twijfel je of jouw organisatie RI&E-plichtig is?

Dan is het slim om eerst te controleren waar je nu staat. Met de gratis RI&E Quickscan krijg je snel inzicht in de status van jouw RI&E en zie je waar mogelijke verbeterpunten zitten.

Wat moet er minimaal in een RI&E staan?

Een RI&E bestaat niet alleen uit een lijst met risico’s. Een goede RI&E maakt duidelijk welke risico’s er zijn, hoe ernstig deze zijn en wat je als organisatie doet om ze te beperken.

1. Een overzicht van arbeidsrisico’s

In de RI&E leg je vast welke risico’s medewerkers lopen tijdens hun werk. Dat kunnen zichtbare risico’s zijn, zoals werken met machines of fysieke belasting, maar ook minder zichtbare risico’s zoals werkdruk, ongewenst gedrag of langdurig beeldschermwerk.

Voorbeelden van risico’s zijn:

• fysieke belasting;
• werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting;
• gevaarlijke stoffen;
• machineveiligheid;
• valgevaar;
• brandveiligheid;
• beeldschermwerk;
• agressie of ongewenst gedrag;
• risico’s per locatie of afdeling.

Welke risico’s relevant zijn, hangt af van je branche, werkzaamheden, locatie en organisatiegrootte.

2. Een beoordeling van de risico’s

Na het inventariseren beoordeel je welke risico’s het belangrijkst zijn. Niet ieder risico heeft dezelfde impact of urgentie. Sommige risico’s vragen direct om actie, terwijl andere risico’s op langere termijn kunnen worden aangepakt.

Een goede beoordeling helpt om prioriteiten te stellen. Zo voorkom je dat de RI&E een lange lijst wordt zonder duidelijke opvolging.

3. Een Plan van Aanpak

Het Plan van Aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E. Een RI&E is dus niet compleet zonder Plan van Aanpak. Hierin leg je vast welke maatregelen je neemt, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en binnen welke termijn de maatregelen worden genomen.

Een Plan van Aanpak maakt de RI&E concreet. Je gaat van “we hebben risico’s in beeld” naar “we weten wat we moeten doen, wie het oppakt en wanneer het klaar moet zijn.”

4. Actuele opvolging

Een RI&E is geen document dat je één keer maakt en daarna in een map laat staan. De RI&E moet passen bij de actuele situatie binnen je organisatie. Veranderen je werkzaamheden, processen, locaties, machines of personeelsbezetting? Dan kan dat gevolgen hebben voor je RI&E.

Daarom is het belangrijk dat je niet alleen risico’s vastlegt, maar ook de voortgang van maatregelen bewaakt.

Is een Plan van Aanpak verplicht?

Ja, een Plan van Aanpak is verplicht. Het is een vast onderdeel van de RI&E. Zonder Plan van Aanpak is je RI&E niet compleet. In het Plan van Aanpak staat welke maatregelen nodig zijn om arbeidsrisico’s aan te pakken, wie daarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn de maatregelen worden uitgevoerd.

Juist hier gaat het in de praktijk vaak mis. Veel organisaties hebben ooit een RI&E opgesteld, maar missen overzicht op de opvolging. Maatregelen staan dan wel ergens beschreven, maar het is niet duidelijk wie verantwoordelijk is, wat de status is of welke acties nog openstaan.

Met RI&E software kun je dit proces veel beter borgen. Je houdt risico’s, maatregelen, verantwoordelijken, deadlines en voortgang centraal bij elkaar. Zo wordt de RI&E geen los document, maar een praktisch stuurmiddel voor veilig en gezond werken.

Moet je een RI&E laten toetsen?

In veel gevallen moet je de RI&E en het Plan van Aanpak laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of arbokerndeskundige. De deskundige beoordeelt onder andere of de RI&E volledig en betrouwbaar is en geeft advies aan de werkgever.

Toetsing is niet altijd verplicht. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie is toetsing niet verplicht bij:

• een bedrijf met 25 of minder medewerkers dat gebruikmaakt van een erkende branche-RI&E;
• een vrijwilligersorganisatie waarin uitsluitend vrijwilligers werken;
• een organisatie met betaald personeel voor in totaal maximaal 40 uur per week.

In alle andere gevallen is toetsing van de RI&E verplicht. Twijfel je of jouw RI&E getoetst moet worden? Dan is het verstandig om dit apart te controleren of advies in te winnen bij een arbodienst of gecertificeerde arbokerndeskundige.

Wat gebeurt er als je geen RI&E hebt?

Als je geen RI&E hebt terwijl je daar wel toe verplicht bent, loop je risico bij controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie. De Arbeidsinspectie controleert of organisaties beschikken over de wettelijk verplichte RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak. Daarbij wordt gekeken of de documenten aanwezig zijn en of de belangrijkste onderdelen erin staan.

Wanneer documenten ontbreken of onvoldoende zijn, kan de Arbeidsinspectie verdere stappen nemen. Als een organisatie na een vordering niet of onvoldoende meewerkt, kan dit uiteindelijk leiden tot een boete.

Maar het grootste risico is niet alleen juridisch. Zonder actuele RI&E mis je overzicht op de risico’s binnen je organisatie. Daardoor blijven maatregelen liggen, worden verantwoordelijkheden onduidelijk en is het lastiger om veilig en gezond werken structureel te verbeteren.

Weet je niet zeker of jouw RI&E op orde is?

Doe dan de gratis RI&E Quickscan. Je ontdekt snel of jouw RI&E compleet, actueel en goed opgevolgd is.

Wanneer is je RI&E niet meer actueel?

Een RI&E moet aansluiten op de werkelijke situatie binnen je organisatie. Zodra die situatie verandert, kan het nodig zijn om je RI&E bij te werken.

Je RI&E kan verouderd zijn bij:

• groei van je organisatie;
• verhuizing of opening van een nieuwe locatie;
• nieuwe werkzaamheden of processen;
• aanschaf van nieuwe machines of materialen;
• verandering in werkdruk of verzuim;
• incidenten of bijna-ongevallen;
• nieuwe wet- en regelgeving;
• reorganisatie of verandering in teams;
• uitbreiding naar meerdere vestigingen.

Een RI&E die jaren geleden is opgesteld, maar nooit is bijgewerkt, geeft vaak geen betrouwbaar beeld meer van de actuele risico’s. Zeker bij organisaties met meerdere afdelingen, locaties of verantwoordelijken is het belangrijk om de RI&E actief te beheren.

Hoe weet je of jouw organisatie aan de RI&E-verplichting voldoet?

Je voldoet niet automatisch aan de RI&E-verplichting omdat er ergens een document bestaat. Een goede RI&E is volledig, actueel en gekoppeld aan concrete opvolging.

Gebruik deze korte checklist:

• De RI&E is schriftelijk vastgelegd.
• Alle relevante arbeidsrisico’s zijn geïnventariseerd.
• De risico’s zijn beoordeeld en geprioriteerd.
• Er is een concreet Plan van Aanpak.
• Maatregelen hebben een verantwoordelijke.
• Maatregelen hebben een duidelijke deadline.
• De voortgang wordt bijgehouden.
• De RI&E past bij de actuele situatie.
• Je weet of toetsing verplicht is.
• De RI&E is beschikbaar bij controle.

Twijfel je over één of meerdere punten? Dan is het verstandig om je RI&E opnieuw te bekijken. Vaak zit het probleem niet alleen in het opstellen van de RI&E, maar vooral in het actueel houden en opvolgen ervan.

RI&E verplicht? Zo helpt PRIO je verder

Als je organisatie RI&E-plichtig is, wil je vooral drie dingen weten: waar sta je nu, wat moet er nog gebeuren en hoe houd je overzicht? PRIO helpt organisaties om de RI&E praktisch, overzichtelijk en beheersbaar te maken.